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美しい電話の対応で賢く見える女性になる

Date:2013.08.27

電話というものは、相手の顔が見えない分、声とその調子だけが相手に伝わるものですね。なので、時にはこちらが黙ってしまうと、相手には機嫌を損ねたのかと思われてしまうようなこともあります。

声のトーンも低いと、相手は元気がない、とか怒っている?なんて思うことも。顔が見えていればそんな誤解はないのですけどね。

恋人に対してもそれが原因でケンカになってしまうことも。それだけ電話の応対には注意したいものですよね。仕事上でもそうですし、恋人に対してもです。美しい電話の対応は相手にも好印象を与えます。どのような電話の対応をすれば、よいのでしょうか?

声のトーンは少し高めに

電話だと、相手の声が低いとあまりいい印象を与えないものです。元気がない、不機嫌、という印象を与えてしまいます。電話で話をするときには、意識していつもより少し高めの声で話をするようにしましょう。

ただ、あまり大きな声で話をすると、反対に「うるさい」と感じられてしまうので、適度な大きさと高さで話をしましょうね。通常の会話よりも、はっきりとしゃべる意識も大切ですよ。

早口ではしゃべらない

普段の会話でもそうですが、早口で話されると聞き取りにくいものです。口調によっては、ケンカ腰にさえ聞こえることも。話はゆっくりと、しゃべるようにしましょう。

ただし、相手が急いでいる場合は、ちょっとテンポを早めに。それでも、早口だと聞き間違いなどを起こすこともあるので、はきはきとしゃべるようにしましょう。

何かをしながら、はNG

ついやってしまいがちなのが、パソコンを見ながら、他の仕事をしながら、といった、何かをしながら電話の対応をすること。

しかし、こういった態度は相手に何となく伝わってしまうもの。それは失礼にあたりますよね。

また、集中力に欠けますから、相手の言うことを理解できずにミスにつながったり、聞き返すことも多くなってしまいます。電話に出ているときには、仕事などの手をとめて、会話をするようにしましょう。

手元には必ずメモ用紙とボールペン

人の記憶はあいまいなものです。電話がすぐに終わるとは限りません。相手の名前や用件などを頭にとどめておこうとすると、電話を切った後に思い出せないこともあります。

必要なことはメモを取りながら対応することが必要です。メモをあらかじめ用意しておかないと、メモと筆記用具を探している時間は、相手を待たせてしまうことになります。

手元には必ずメモ用紙と筆記用具を用意しておきましょう。メモに書いた用件は必ず復唱するようにしましょう。ミスを防ぐためには、大事なことですよ。

挨拶を忘れない

相手が名前を名乗ったら、仕事上では「お世話になっております」、同じ会社の人であれば「お疲れ様です」という挨拶は忘れないようにしましょう。

たとえ彼からの電話でも「俺だけど」と言われたら「ああ」とだけ言うよりも「あら、元気?」とか「どうしたの?」と愛情を込めて言葉をかけてあげた方が、彼も話しやすいですよね。

保留後の挨拶も忘れない

保留した後、いきなり用件を話す前には「お待たせしました」と一言つけ加えましょう。その方が好印象ですよ。もちろん、相手を待たせる前には「少々お待ちください」の言葉も忘れずに。

電話はていねいに切る

電話を終えると、乱暴に受話器を置く人がいますが、その行為は女性らしくありませんね。相手には見えないと思っても、音は聞こえるものです。

相手が電話を切るのを待って、こちらから切るというのがマナーですが、相手が聞いていないからといって、受話器を乱暴に扱わないように、ていねいに置きましょう。

周りの音に気をつける

会社などにいて、誰かが電話をしていたら、その周りでは騒がないようにしましょう。また、相手を待たせるときには、必ず保留にしてから話をするようにしましょう。さらに、こちらから電話をする際には、音の静かなところからかけるようにしましょう。

最近では携帯電話の性能もよくなり、こちらの声がよく聞こえるようになってきていると思いますが、周りは静かなことにこしたことはありません。

電話の操作を理解しておく

基本的なことですが、電話の取り方、保留の仕方、などをきちんと把握しておきましょう。会社の電話は家庭での電話と違い、押す番号によって保留にできなかったり、違った人のところに内線をかけてしまうこともあります。電話の操作方法はしっかりと把握しておきましょう。

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