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書類やファイルをしっかり整頓!効率良く仕事が進むデスクにする方法

Date:2014.07.10

日頃から身のまわりのものを片付ける習慣はありますか?職場やご自宅で使っているデスクが散らかっている方は、メモ用紙ひとつ探すにも一苦労でしょうから、その分時間のロスになってしまいます。

デスクが無秩序で乱雑の状態で仕事をすれば、効率が悪くなってしまう可能性が高いと言えるでしょう。今回は、効率良く仕事が進むデスクにする方法を5つご紹介します。

1 小物は中が確認できる箱にまとめる

デスクを見渡して、定規やボールペン、爪切り、目薬など様々な小物で溢れている方は居ませんか?デスクが乱雑になっていると気持ちもあちこちへ飛びやすくなるので、散らばっている物は中が見える箱にまとめることをお勧めします。

使う頻度が多い文房具類は、籐の小さなカゴやプラスチックのペン立てなどにまとめ、頻度は少ない小物は中を一目で確認できるクリアケースの収納棚にまとめましょう。

また、仕事中についつい手が伸びてしまうお菓子も箱に入れることをお勧めしますが、取り出しやすいと間食癖に繋がりますので施錠できるタイプの箱や引き出しの中に入れて、鍵は別の場所に保管すると食べ過ぎ防止になるでしょう。

手が出し辛くなれば間食が減ってダイエットになりますし、お菓子で仕事が中断することもなくなります。小さい物でも沢山集まれば邪魔な物になってしまいますので、デスクの広さを考えて置く物は吟味してみてはいかがでしょうか。

2 書類やファイルには見出しや付箋をつける

効率良く仕事を進めるためには、どこに何があるか把握しておく必要があります。一つ何かを調べるにしてもファイルを全て出してきて、はじめからおわりまで目を通さなければわからないという状況であれば、見出しや付箋をつけることをお勧めします。

まとめてファイルしておけば、何冊も引っ張り出してきて確認する作業の手間が省けます。また、すぐに使う書類といつか使う書類は一緒にせず保管することもお勧めです。

デスク周辺は、特に書類で散らかりやすいのでしばらく使う機会が無い書類については、後で中を見た時にどこに何をファイルしてあるかわかるように見出しや付箋をつけた上で片付けましょう。

3 出番が無い物は捨てるか、片付ける

クローゼットの中身の整理をする際には、2~3年出番が無い物は処分したほうが良いと言われていますが、デスクにおいても同じことが言えます。

人によって1カ月や半年、1年など区切りの単位は違うでしょうが、一定期間使用しなかった物、出番が無いと思われる物は捨てるか、段ボールなどの箱にまとめて片付けることをお勧めします。服と同様に出番が無い物は、仕事の邪魔になるだけです。

「まだ使う機会がありそうだから」と置いている物のほとんどは頭の中に入っていることが多いですが、不安であれば携帯電話やデジカメで撮影して物としてではなく画像として保存しておくと良いでしょう。

4 仕事に無関係の物を置き過ぎない

仕事の疲れを癒すために、デスクに自分の好きなキャラクターのぬいぐるみや小物などを置いている方も多いことでしょう。

疲れた時や落ち込んだ時に癒される物に触れることでもう一度頑張ろうという気持ちが起きるので、直接的に仕事へ結びつかなくても必要な物ですよね。しかし、置き過ぎてしまうと仕事への意欲の邪魔になることもあります。

特にゲームやアルバムなどは要注意です。触れる時間が長い物は、仕事の時間を減らす可能性がありますので、時間のロスに繋がる物やデスクを狭めるほどの物は置かないように気をつけましょう。

5 とりあえず置くことをやめる

効率良く仕事を進めるためには、何がどこにあるか把握できることはもちろんですが、仕事をするスペースがあることもポイントです。

書類や領収書、本などの紙類は、少しであれば邪魔になりませんが、増えてしまうと山のように積み重なって下に何があるのかわからなくなるだけではなく、雪崩のように落ちることもあるでしょう。

「とりあえずここに置いておこう」という軽い気持ちから始まりますが、このとりあえずによって溜まった紙類を後で分別することはかなりの時間を要します。

ですから、とりあえず置くことはやめて、どんな物でもデスクに置く前に、本当にデスクに置く必要がある物かどうか考えることをお勧めします。

デスクに物を置く前に考える習慣をつけることで、デスクの乱雑になることを防ぐことができますので仕事の効率もアップするのではないでしょうか。

日頃から整理整頓を心がけて時間を有効に使いましょう

部屋が散らかっている時は、心が乱れていることが多いと言います。同様にデスクが乱れている時も何か問題を抱えているかもしれません。

整理整頓されているデスクであれば、欲しい物もすぐ見つかりますし、物を失くすことも減るでしょうから、日頃からデスクや部屋を片付けることを習慣にして時間を有効活用してみてはいかがでしょうか。

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