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女子必見の仕事術!誰でもできる簡単3つのテクニックで出来る女になれる

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毎日の仕事、できれば残業なしで終わりたいですよね。どうすれば効率よく仕事を進めることができるのか。

自分にぴったり合った方法は日々の仕事の中で見つけ出し、小さな工夫を積み重ねていくしかないのですが、ここでは、誰でも簡単にできる“仕事の術”を3つに分けてご紹介します。

取り組みやすいことだけでも、ぜひやってみてくださいね。

1.片付けの術 ~部屋と同じ、シンプルイズベストでいこう~

もし自分の部屋が散らかっていたとしたらどうでしょう。見渡してため息ばかり、探し物も見つからず…となりがちです。仕事も同じこと。

まずは、全体が見渡せるような、「きれい」「すっきり」をめざしましょう。

パソコンは仕分けが肝心

まずは、あなたのデスクトップ。何かしらのアイコンが画面の半分以上を占めていませんか? デスクトップに置いていいのは、使う頻度がかなり高いもの。

一時保存のつもりが、そのまま置きっぱなしになっていないでしょうか。最後にいつ使いましたか? 

アイコンは、できれば2列、多くても3列に整理しましょう。そしてパソコンの中です。データは案件ごとにフォルダに入れましょう。

バラバラと散らして置いたままにしておくのは、しょっちゅう開くものや進行中の案件のみにして、ときどきしか見ないもの、終わったものは次々と、フォルダに整理していきましょう。

また、データのタイトルは明快に中身がわかるようにつけること。自分なりのルールを決めて、それに従うことがコツです。頭に半角数字で日付を入れる、頭に「Aの件 見積もり」「Aの件 企画会議」ど統一した名称を入れる、などです。

ものによりますがデータは1カ月、あるいは3カ月、1年など節目に整理し、保存はUSBだけにして、パソコンからは消去しましょう。

パソコンにも残しておきたい場合は、「2012~2014資料」など名前を付けた古い資料専用のフォルダを一つつくって、そこに入れるようにしてもOKです。

机の上、そして中もきれいに

机の上はパソコンと電話、電話のときに使う小さなメモ用紙。理想はこれだけです。

ペン類はペン立てではなく引き出しに。そのほうが、上から一度に見ることができるし、倒れて散らばる恐れもありません。

仕事の内容によっては、後述する卓上カレンダーを置いてもOKです。

「何でも引き出し」をつくっておく

一番使う引き出しは、右側についている3つではないでしょうか。一番上は筆記用具。2番目はそれより大きな小道具、3番目はファイルなどを立ててしまう。では自分のおなかの前にある平べったい引き出しはどう使いますか。

できれば、右半分は、空けておきましょう。ここは今日までやった資料の一時置き場。翌日も続きをしたい場合は帰る前に放り込み、翌日そのまま出せばいいのです。

また急ぎの業務が入ってきたとき、そのときやりかけの仕事を放り込むこともできます。

リビングでも収納のアイデアの一番目に出てくるのは、「何でもボックス」です。急な来客のときは、何でもここにポンポン放り込め!というアレです。デスク周りに1カ所あると便利です。あくまで一時置き場ということを忘れずに。

卓上カレンダーは置いてもよい

壁が横にある人は、そこにカレンダーを掛ければいいのですが、そうでない場合は卓上カレンダーを置くといいでしょう。もちろん仕事のスケジュール管理のためです。

ノートでのスケジュール管理は、記入忘れ、見忘れ、書き方のルールを最初にしっかり決めないと結局見にくいものになる、という問題があります。卓上カレンダーではそういうことがありません。ただ案件ごとの期日を記入しておくだけです。

締切がある仕事は、締切の1日前にはその案件を済ませることを自分の中のルールとして決めます。

1日前に終われば気持ちに余裕ができますし、見直しの時間が持てます。また、次の案件を前倒ししてやっておく時間もできます。

気持ちに余裕ができることはもちろん、確認に時間をかけることで仕事の丁寧さも違ってきます。

卓上カレンダーは、周囲の人が、いつでもあなたのスケジュールを見ることができます。あなたが不在のとき、何か急な仕事が入りそうなとき、少しでも情報共有しておくと助かることがあります。

「プリントアウトして安心」はやめよう

ペーパーレスの時代、まだ紙の保存にこだわっていませんか。パソコンからプリントアウトした用紙、それは今後また見るものですか。昔は電話ですませた内容も、今はメールで連絡が来ます。

昔だったらメモする程度のその場限りの要件は、すでにある資料にちょっと書き足しておくぐらいでいいわけで、心配ならそのメールの日付を書きこんでおけば大丈夫。

何でもプリントアウトして保存するのは、ファイルを太らせ、資料が重複させ、探す時間を増やしてしまいます。

2.時間管理の術
~適材適所ならぬ「適時間適作業」でいこう~

朝昼晩いつでもテキパキ仕事を進められればそれに越したことはありませんが、どうしても人は1日のリズムがあります。それぞれの時間帯に合った仕事をすることで、効率も気分も変わります。

朝、午後、夕、それぞれの時間に適した作業をする

朝からシャキッと仕事をするには、できれば始業の1時間前ぐらいには会社に着いているのがおススメです。

電話もかかってこない時間に、前日の案件をチェックする、今日の計画を立てる、メールも簡単なものは返信を済ませてしまう、など1時間でいろいろその日の用意が整います。

もし前日に書いた企画書、下書きしたメールなどがあれば、この時間に見直してみましょう。気づいたことを書き足したり引いたりしていくと、前日よりブラッシュアップされたものになるはずです。

朝は、判断力も冴え、物事の切り替えがスムーズに行く時間帯です。

また、お礼、おわびのメールは、特に朝一番に出しましょう。

先方が朝読んでくれれば、おわびの場合、先方の頭はそれを受け止めてすぐ、その日の自分の仕事に切り替わるでしょう。お礼でも朝一番は気持ちがいいもの。

たとえ読んでくれるのが遅くなっても、朝一番にくれたということで印象はよくなります。

午後は、社内ミーティングや内的な仕事に取り組む時間にしましょう。人が出払っていることが多い時間帯で、電話をしても留守のことが多いからです。

できることなら、昼休みに15分間の昼寝をすると、朝のようにとまでは行かないまでも、午後も頭がすっきりします。机にうつ伏せになるだけでも効果があります。

夕方は、誰しも疲れてくる時間。あまり悩まずできるルーティンな仕事はこの時間帯にしましょう。先方にお願い事の電話をするのは、できればやめたほうがいいでしょう。相手も疲れています。

メールは下書き程度にしておいて、朝すっきりした頭で見直してから、お願いをするほうがベターです。

帰るときまでに、明日の仕事の優先順位を決めて、パソコンなり、メモにまとめておくと、翌日すぐ仕事に取り掛かれます。

メモの場合は、邪魔にならないところに貼っておき、達成したら線を引いて消す、全部線を引いたら、そのメモは捨てる、そのときの達成感が、翌日のパワーにつながりますので、ぜひ習慣にしましょう。

始業1時間前が無理な人は、最低この作業を夕方にしておくと、次の日スムーズなスタートにつながります。

考えすぎは時間のムダ

あれもダメ、これもダメ、じゃあ次はどうしたらいいだろう・・・どんなに考えても堂々巡りのことはありませんか。

仕事でなくてもプライベートでも、その堂々巡りに入ってしまったら抜け出すのは難しい。

仕事は時間が限られていますから、ムダな時間は削らなくてはいけません。いったん考えるのをやめましょう。

そもそも求められているものは何なのか、最も大切なキーワードは何だったのか、原点に戻り確認しましょう。

原点がずれていたら、いよいよ考え続けることがムダな時間になってしまいます。そして再度考えるときは、朝にしましょう。

行き詰ったら、1度、紙に何でも書き出してみるのも手です。そして関連のある事柄をまとめていきます。はさみで切ったり貼ったりできるのも紙のいいところ。

つなげたり離したりして順序立てていきましょう。まとまったら、パソコンに打ち込んでいけばいいのです。

パソコンの前でウンウンうなっているより、大きな紙で全体を見渡して考えたほうが整理できることがあります。プレゼンの資料や企画書をつくるときにも役立ちます。

最初からパソコンに向かうと、パソコンの機能に気が向いてしまい、見た目のきれいさなど細部にこだわりがち。もし原点やコンセプトがずれていたら、すべてやり直しになってしまいます。まず全体像をしっかり確定させてから細部にこだわる、この順番です。

「ついで仕事」はやめる

何か目的があってパソコンのフォルダを開いたとき、隣りにあるデータを見て、「あ、これもついでにやっておこうかな」と思うことはありませんか。

でも、それをやりはじめると、きりがありません。

パソコンは、いつでもすぐ開けるのです。今必要なことだけ、さっさと済ませましょう。

「ゆったり時間」のすすめ

前述したように、1日前にスケジュールを前倒して、少しの空き時間、ゆったりできる時間をつくりましょう。

それはできれば木曜か金曜の午後から夕方がいいでしょう。

その週でもう必要のないデータや書類を処分したり、引き出しの整理をしたり、来週の予定を立てたりする時間です。

急ぎでない仕事を進めておくのもいいですね。

時間に追われるのではなく、時間を自分がつくっていくのは気持ちのよいことです。

「ゆったり時間」ができたらやることのリストをあらかじめ、思い付いたときに少しずつ覚書のようにしてメモをつくっておくのもよい方法です。

3.メールの術~きちんとプラス、女性らしさを添えよう~

ビジネスメールだからきちんと、は当たり前。それにプラスして、少しの女性らしい工夫をしてみましょう。

宛名には「様(さま)」を付けよう

まずメール本文を書く前に、宛名にも気を配りましょう。
ここでいう宛名とは、あなたのアドレス帳に登録した相手の名前のことです。

初めて来たメールをそのまま返信すると、相手が登録したままの宛名でメールをやりとりすることになります。

ローマ字表記ならまだしも、相手が「山田太郎」と感じで自分を登録していたら、そのまま返信すると、まるでこちらが呼び捨てしているような見た目になってしまうのです。

先方から来たメールは、「○○会社 山田太郎様」と敬称をつけてアドレス帳に登録しましょう。

あいさつ言葉は決めてしまおう

「いつもお世話になっております」「大変お世話になります」
自分の最初のあいさつ文句は、これ!と決めてしまいましょう。

定型句は、単語登録が便利。あってはならない打ち間違いが防げます。文章ごとのコピペや、定型句挿入などの機能を使うと、いつも文章が同じで相手に失礼だし、手抜きを見破られます。

単語だけなら、人に合わせて応用することができます。普段使わないような単語で登録するといいですね。

  • 「いつもお世話になります。」 → 「いつ」で単語登録
  • 「ありがとうございます。」 → 「あり」で単語登録
  • 「よろしくお願いいたします。」 → 「よろ」で単語登録

本文は読みやすく。箇条書きもグッド

すぐ理解できるよう、読みやすく文章を書くことは基本中の基本です。
「お世話になります」の後に1行あけて、その後は3~4行ごとに1行あけるようにしましょう。

長くなりそうな場合は、箇条書きに。最初に、「以下の2点について~します」と、いくつ要件があるか知らせておくのもいい方法です。

例文:
 いつもお世話になっております。
 
 本日は、以下の2点についてお伝えいたします。

 1.会議の参考資料について
  ~要件を書く~

 2.参加者について
  ~要件を書く~

 以上、どうぞよろしくお願いいたします。

質問するメールの場合も、このように「1.~」と箇条書きにすると、相手がそれに沿って返信してくれる場合が多いので、自分も見やすく助かります。

漢字の多用は避ける

パソコンがどんな漢字でも変換してくれますが、以下を見比べてみてください。

誠に有難う御座いました。
まことにありがとうございました。

今後共お付き合いの程、宜しくお願い致します。
今後ともお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。

会議の時、資料を配布する事を忘れない様にして下さい。
会議のとき、資料を配布することを忘れないようにしてください。

見ておわかりのとおり、「まことに」「ありがとう」「ございます」「ください」は、ひらがなで。

また「~とき」「~こと」「~のように」も、ひらがなが読みやすいです。新聞がそうですね。

どの新聞社も読者が読みやすいよう、ルールに則って漢字、ひらがなを使い分けていますので、参考にしてください。

ひらがなは、女性らしさもアップさせます。
ただ、ひらがなばかりも読みにくいので注意してください。

少ないやりとりで済むよう心がけよう

例えばアポイントをとるとき、相手を優先しようと思うあまり、「ご都合はいかがですか」と大ざっぱに聞きがちですが、それでは先方に考えさせることになり、かえって迷惑になるとともに、複数回のメールのやりとりが必要になります。

そこで、こちらから具体的な提案をしてみましょう。

例文:
 「勝手ながら当方の希望は下記の日時になります。
  ○○様のご都合の良い日をお知らせください。
   10月1日(月) 午前
   10月2日(火) 午後
   10月4日(木) 午後4時以降

このように先に希望を伝えれば、相手は選択するだけですし、メールのやりとりもすぐ終わります。箇条書きなのも見やすいです。

最後の締めも肝心です

「今後ともよろしくお願いいたします。」が鉄板の締め文句ですが、なかなか会えない相手に、また季節に合わせて、女性らしく、こんな一言を添えてみてはいかがでしょう。

 
  •  またお会いできますことを楽しみにしております。
  •  暑さ(寒さ)が厳しくなりますが、どうぞご自愛くださいませ。
  •  お体に気を付けてお過ごしくださいませ。

女性らしい雰囲気を少しだけ添える

ビジネスメールですが、柔らかい雰囲気を出してみましょう。

例えば少し語尾を変えるだけ――
 

  • 「いかがですか」より「いかがでしょうか」
  •  「ご自愛ください」より「ご自愛くださいませ」

一言感想を加えるのも女性ならでは――
「ありがとうございました」で終わらず、そのあとに、
 

  • 「とてもうれしかったです」
  •  「おかげさまで助かりました」
  •  「大変心強いです」

などプラスの感情や、相手を立てる言葉を添えましょう。

「うれしく思います」「楽しい時間でした」など、やさしいプラスの感情表現を入れると、女性らしく人間味が感じられるメールになります。

4.コミュニケーションの術~困ったときはお互いさま~

仕事は1人でするものではありません。同僚、上司、後輩、そして取引先の方々―いろいろな人にお世話になり、助けられ、協力しあってこそ進んでいくものです。

上述した「ゆったり時間」ができたとき、ちょっと伸びをして、周囲を見渡してみましょう。時間に追われてあせっている同僚はいないでしょうか。

久しく会っていない取引先のあの方は・・・。そんなときちょっと一言声をかけて(メールを出して)みませんか。

「何かお手伝いしましょうか」―そんな言葉が職場や仕事先での潤滑油になるはずです。巡り巡って、あなたが困ったときは、誰かが手を差し伸べてくれるでしょう。

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