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メール返信のマナーに影響!?時間がない女子の為のメール管理術

Date:2014.08.29

仕事にプライベートに、女性にとってもメールは欠かせないツールとなっている今日この頃です。メールは便利な反面その便利さが仇(あだ)になり大変な誤解を生む場合があります。

最近、(仕事などで)大切な用件のメールでも返信をなかなかしない人がいるという話を聞きました。これは女子力あげるどころか今後の信用にひびいてしまう行為ですよね!

またその逆の場合、なかなかメールの返事をもらえない時もあります。これってイライラしてしまいますよね!

メールをもらってもすぐに返事を出せない理由とは何なのでしょうか?その対応策とは…?メールでの女性らしい配慮の仕方やメールに関するマナーを一緒に考えてきましょう。

仕事ができるキャリアウーマンから大事なメールの返信がない!

主人がなにやら浮かない顔で仕事場から戻ってきました。浮かない顔の原因を聞いてみると大事な用件をメールしたのに相手からなかなか返事がこない、電話もしてこないというのです。

メールの相手はバリバリ働くキャリアウーマンです。主人の性格からか相手が女性なので、返事を促すのにあまり強いことを言えずに手をこまねくばかりだと言っていました。

実はこれ、アメリカでの話なので、アメリカ人だから仕方がないじゃない?という偏見的な見方もできます。ところがこのような事象は日本でも増えてきていると言います。これは他人事ではありません。

仕事をこなすキャリアウーマンがなぜ大事なメールにすぐに返信をしないのか?不思議に思いその原因をちょっと調べてみることにしました。

メールをすぐに返せない原因はコレ!

OL暦も長くなると、重要な仕事を任せられたり役職に就いたりと、最近では男性並みに仕事をこなす女性が増えています。

彼女たちの仕事量(通常業務)は多く、それに比例するかのごとくメールの量も半端なく多いのです。

皆さんご存知のとおり、メールを返信するだけでもあっという間に時間を費やしてしまいますよね!即答できるメールであればその場で返信もできますが、調べものや確認してからの返事は後でしようと思い、読んでもそのままにしておくという人が案外と多いのです。

1日に来るメールの量が多くすぐに溜まってしまいます。気がつけば返信しなければいけないメールは2ページ、3ページ目に追いやられてしまっている状態…、そう、これはメールが埋もれていってしまうという現象に陥ります。

大事なメールでもすぐに返せない原因は膨大なメールの数により大事なメールが埋もれてしまい見落としてしまうということなのです。

大事なメールの返信を見落とさないようにする方法

毎日のメールが多いとはいえ、そんな状況は相手にとっては関係ありません。メールへ返信しなかったということで、あなたの信頼が損なわれるだけです。

それではどうしたらこのようなミスをしないですむようにできるのでしょうか?

一番大事なことはメールの整理術です。大事なメールが埋もれないように、日ごろから整理する習慣をつけましょう。

メールの活用がスムーズになる管理・整理方法

メールの返信を忘れないようにするためには、日ごろからメールの管理や整理が必要になってきます。

毎日整理をする時間がない方は、メールの整理日を設けて実行することでメールの活用がスムーズになります。

ここに整理・管理の要点を書きとめておきますね。

・決まったところから入るメールなど、フォルダーごとに仕分けをする。

・後で見直したいメールや情報源として取っておきたいメールは後でわかりやすくするために色分けやタグ付けして管理する。

・受信箱に入っているメールでとりあえず大事なメールはフラグをつけて、一目でわかるようにしておく。

・ずっととっておきたい情報は自分のPCの中にフォルダーを作ってそこにメモなどに文章をコピーし保存するか、エバーノートやGoogleキープなどのウェブサービスを利用して管理する。

・用件が済んだメールなど、どんどん消していく。

・迷惑メールフィルターのセッティングを見直しして活用する。
 注意:メールサービスの会社によっては若干異なる場合があります。

意外な落とし穴がスマホやiPad?

外出先でスマートフォンやiPadなどPC以外でメールをチェックし、返信は戻ってからPCよりする人をよく見受けられます。ここで返信をし忘れてしまう落とし穴があります。

スマホなどでメールをチェックするともちろん既読になってしまいます。その後帰宅してから、PCで受信箱を見るとそのメールは既読のままでそれも新たなメールが積み重ねられている状態です。

これは返信要のメールがそのまま埋もれてしまうことになります。

スマホなどでメールを開いて読んだ後すぐに未読状態に戻す、目印にフラッグ、スターなどの目印をつける、返信要のフォルダーを作りそこに入れるなどの操作をスマホでしておきましょう。

返事をする、返事を待つ、その心構えとは?

たかがメール、されどメールです。良き人間関係が築ける、その逆で壊れるのもあなたのメールでの考え方や行動にかかっています。

さて、大事な用件のメールにすぐに返答ができない場合、みなさんどうしていますか?私はメールを開いて読んだ後、閉じないですぐに返事を書くことにしています。また時間のないときは下書きフォルダーに返事を書いて、いつでもすぐに送信できるようにしておきます。

この返信メールはとりあえずメールを拝見しましたということ、お返事は別便で送りますなどを書いて送ります。この2~3行の文章を送ることで相手との関係はスムーズになります。

もちろんきちんとしたお返事を出すのに忘れないために返事要のフォルダーなどに入れて管理するのはもちろんのことです。いつも相手の身に立って物事を考えることが大切だと思います。

今度は返事がもらえない側でしたらどうでしょうか?

メールが届いてない、不達である、迷惑フォルダーに紛れ込んでいる、病気だった、何か大変なことがおきているなど、とにかく何かが相手にあってのことと考え、相手に対して腹を立てることをしてはいけません

それとなくメールは届いていたでしょうか?など再度メールや他の方法(電話、テキスト、スカイプ、Facebookなどのメッセージ)で連絡してみましょう。

イライラしたり、怒ったりしたところで進展は何もありません。

いかがでしたか?明日からメール活用の仕方を再確認し、女子力アップにつなげてみて下さいね!

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