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すっきりきれいで伝わりやすい文章は、大人の女性の嗜みです!

Date:2013.12.24

文章はその人の性格が表れやすい

皆さんは、メールや手紙などの文章を作るとき、どうやって書いていますか?思いついたままをつらつらと書く・・・。もちろん気持ちを伝えたいときは、感じたことを素直に書くべきですよね。

しかし、思いのままダラダラと書いた文に比べ、単語や文章の順番、接続詞、文末の終わり方などを深く考えてから文字に起こすのとでは印象が大きく変わります。

特に、普段何気なく送っているメールは、文章構成などを考えて書いている人は少ないのではないでしょうか。神経質になる必要はありませんが、ポイントを押さえて確認しながら書くことで、印象の良いきれいな文章は簡単にできるのです。

顔が見えない文字だけのやり取りでは、伝わりにくい文章だと誤解や勘違いを招いてしまうこともあります。そうならないためにも、きれいで伝わりやすい文章を書くために大事なポイントを知っておきましょう。

文章の始めには、必ず挨拶などの一言を添えよう!

メールや手紙など、書き出しのところはなるべく「おはよう」とか、「こんにちは」を。夜に贈る場合は「夜分に申し訳ありません」などを付けるようにしましょう。親しい間柄でも「夜分にすみません」と一言添えてあると印象アップ!

敬語の間違いに気を付けよう!

ここでは例文を出してみようと思います。

【例】今度の日曜日は○○だから、来週に変更して下さい。

相手に用件を伝えるための文章です。何の問題もないように思えるかもしれませんが、敬語としては減点です。正しい書き方は、以下のようになります。

【正】今度の日曜は○○ですので、来週に変更して下さい。

いかがでしょうか。丁寧で嫌味のない文章に変わったと感じられませんか?敬語の場合「だから」という表現を使うのはNGです。文末の敬語だけでなく、こうした文の途中の言い回しには注意が必要です。

また、「○○ですから、」という表現方法もあると思います。

余計な言葉を入れない

メールなどのちょっとした会話でやってしまう人が多いのは「なんか」「たぶん」などの、必要性の薄い言葉を多用してしまうこと。特に「なんか」はクセで使ってしまう人が非常に多いもの。

「なんか」は話し言葉なので、文章の中に入ると浮き立って見えてしまうことも。必要のない言葉は、文章の中から省いていきましょう。

長い文章を紙に書くときは、あらかじめ内容を決めておく

生活上紙に文章を書く機会が減ってきているという人も少なくありません。たまにそういった機会があるときに、まず何から書いてよいのか・・・と迷うこともありますよね。

長めの文章を書くときは、まず何を書くかを決めてメモ書きしておくことをおすすめします。いくつか書くことの要点が見えてきたら、今度はそれをどんな順番で並べていくかを考えましょう。

何も考えずに思いついたことから書いていくと、後から書こうと思ったことを付け足すような文章になってしまいます。話しの筋が流れるように並んだ文章は、読みやすくて内容も伝わりやすいです。

主語や述語をはっきりさせる

文章でのやり取りで誤解が生じやすいのは、主語の入っていない文章です。頭で考えていることをそのまま文にしてしまうと、うっかり主語が抜けてしまう人は多いです。

誰が、何をしたのか。何が、どうなったのか。この基礎的な文法はしっかり守らないと、誤解や行き違いが生じてしまいます。

読む人に親切な文章を心がけましょう

文章は、誰かに読んでもらうために書くものですよね。自分が伝えたいことを思うままに書いてもダメ。相手が読みやすく、分かりやすい文章を書くよう心がけましょう。

以上に挙げたポイントをまとめると・・・

  • 挨拶をしっかり入れること
  • 正しい敬語を使うこと
  • 余計な言葉を省いてすっきりさせること
  • 内容の計画を立てること
  • 主語や述語をはっきりさせること

それほど難しい内容ではなく、昔国語の授業で皆さんがしっかり習ってきたことが土台になっています。ちょっとした連絡のメールでも、相手に読みやすいかどうかを考慮している場合と、そうでない場合では差が出るもの。

生活の中でちょっとだけ心がけてみてはいかがでしょうか。

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