今日から残業を減らす！時間内に仕事を片付ける4つのコツ

来る日も来る日も残業続き、帰りは終電……。

どうにかして仕事を効率化して早く帰りたいけれど、何をしたらいいのかわからない。そんな方、いませんか？

残業はプライペートの時間を圧迫し、自由な時間や休息を奪います。そんな状況が長く続くと、家族や友達とも疎遠になってしまう可能性も……。

辛い残業地獄に陥っている方に、「残業を減らす」ためのたった４つのコツをご紹介します。

残業を減らすには、４つのコツを押さえるだけでいい

残業が減らせない、どうしても帰れないという人の中で、もっとも辛い境遇に置かれているのは上司が残業体質の方です。上司が古いタイプで、残業してこそ仕事だ、なんて思っていて、それに付き合わされていたら悲惨ですよね……。

この章では、まず「自分の仕事効率が悪くて残業になってしまう」人に向けてのコツを4つ紹介していきます。職場環境が辛い、という人も是非一読して、あなたから体質改善を実践してみてはいかがでしょうか。

コツその１　やるべき仕事はアウトプット！メモに書き出そう

これは朝イチにやってください。自分が今日、明日、今週中にやるべき仕事をしっかり視認できるようにするのです。

どれからやろうか、これはいつでもいいか、などは考えず、とにかく、書き出してください。裏紙で構いません。

書き出したら、次は整理をします。急を要する面倒な仕事、締め切りや納期が迫っている仕事は優先順位を高めに、面倒そうな仕事で納期が長いものはいったん外しておきます。隙間時間でやれそうな簡単な仕事も後回しでOK。付箋に書き出し、終わったら外して捨てましょう。

このように、仕事の優先順位を「目で見える」ようにしておくと、頭の中でこんがらがったり、忘れたりすることがありません。

終業時間近くなって、「あ！やってない！」というミスで残業してしまうことをなくせるのです。

コツその２　嫌な仕事は午前中に片づける

仕事の効率をよくするために最も大切なのは、時間管理です。

まずは今日やるべき仕事を、朝にチェックしますよね。その時に、どうやって優先順位をつけていますか？

• 「これは面倒な仕事だから後でやろう」
• 「とりあえず簡単な仕事から詰めていこうかな」

と思っていませんか。これが最初の間違いなのです。

たしかに、簡単な仕事はさくっと終わらせることが出来ます。ですが、仕事にはイレギュラーがつきもの。何かの問題が起き、意外に手間取ってしまったら。

面倒な仕事が午後になり、夕方になり、結局は終わらず残業になってしまうこともあります。

学生の時、「朝は勉強に最も適した時間だ」と言われたことがある人も多いと思います。これは、朝は最も集中力がある時間帯だということを示しています。つまり、朝やれない仕事は、夜になったとしても、やれないのです。

だからこそ、面倒な仕事や難しい仕事は午前中に取りかかるのをお勧めします。

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コツその３　仕事を分解！単純作業からスタートしよう

面倒な仕事や大変な仕事からとりかかろうにも、いつもと同じ時間をかけていては、残業になってしまいます。なんとか時間短縮したいですよね。

そんなときにオススメなのが、仕事を分解することなのです。

分解と言っても、なんのことか分からないですよね。仕事というのは、漠然としたイメージでは効率が低下してしまいます。

簡単な例として、「会議の資料を作る」という仕事があるとします。その仕事を与えられたとき、あなたならどんな仕事をイメージしますか？

どんな会議なのだろう？資料は何枚必要なんだろう？そもそもどうやって作るの？そんな疑問がたくさん生まれてきますよね。そこで、「仕事を分解」します。

• 参加人数は何人か上司へ確認（誰かが確認しないと進まない仕事はさっと済ませる）
• 会議室を確保する（場所がなくては出来ないので早めに）
• 会議の内容を把握する（必要な資料はここで集める）
• アジェンダを作る（ここに来てやっと資料を作成する）

どうでしょう。実は、「資料作成」という一つの仕事は、このようにいくつかに分解できるのです。

参加者を上司がまとめている間は、あなたはこの仕事においてやることはありませんから、別の仕事を進めます。

決まったら、人数に応じた会議室を抑え、そのあと資料を作ります。

漠然としたイメージでなく、細かな目標を定める。これならば時間をかけずに取り組めそうな気がしませんか？

コツその４　安請け合いは厳禁！キャパシティを考えて仕事をする

日頃の生活を改善したとしても、もう一つ残業しがちな人が陥る罠があります。これを解消できないと、結果的には残業が多くなってしまうでしょう。

あなたは上司から振られた仕事を、自分が抱えている仕事のことを考えずにすべて受けていませんか。コツその１で「抱えている仕事を書き出す」ことをしましたね。そうすると、今、明日、今週にどれだけ自分が仕事を抱えているか分かります。

もちろん、振られた仕事は受けるべきです。ですが、その前に一言、上司に聞く癖を付けましょう。「いつが期限ですか？」という質問で、もろもろの問題をクリアできます。いつが期限か分かれば、自分の仕事への対応ができるからです。

残業を免れるために、周囲と協力しよう！

会社の中で、あなたひとりが残業していませんか。もしかしたら、あなたがそんなに頑張っていることを、周囲の人は知らないのではないですか。

仕事は自己犠牲で続けていると、遅かれ早かれ必ず爆発します。周囲の人を巻き込んで、全員でノー残業を目指してください！

他の人と仕事を分担し、一人で抱え込む仕事を減らそう

仕事はチームプレーです。誰か一人が割を食うチームというのは、絶対にいい結果は生み出しません。誰かが残業で困っているときは、チームで仕事を分担してみてください。

その人に一極集中してしまっている状況を緩和すると、出来る仕事も増え、効率もよくなります。分からない点は質問できるようになり、チームワークもよくなるはず。

そして、あなたが率先して誰かの仕事を手伝えば、あなたが残業になった時、誰かが助けてくれる風潮が出来上がるはずなのです。

「誰か一人しかできない仕事」を極力なくそう

自分しかやり方を知らない、誰か一人しか取り扱えない、そんな仕事が増えると、必然的に「仕事ができる人」の残業が増えてしまいます。

専門的な知識が必要な仕事は致し方ないですが、マニュアルがあればできる仕事は人に振れるよう、準備をしておいて損はありません。

「そんな時間ない！」という方は、入力後の画面をキャプチャして印刷しておくだけでもOK。それを基に口頭で説明すれば、普通に説明するよりずっと簡単です。

苦手な仕事を抱え込まないようにしよう

チームには、いろいろな職員がいるはず。そのたくさんの人は、誰しも仕事に対して得意不得意があるものです。つまり、あなたが苦手な仕事が得意な人がいて、得意な仕事を苦手に思う人がいるということです。

苦手な仕事を頑張ることも、あなたのスキル向上になるでしょう。人にお願いしては悪いという罪悪感もあるでしょう。ですが、「どうしてもできなくて」「急を要する」場合は、しっかり助けを求めてください。

仕事の進め方を見直すだけで残業は減らせる

このように、仕事の進め方や、取り組み方をほんのちょっと見直してコツを押さえるだけで、日々の残業を減らすことができるのです。

また、残業していた時間を家族と一緒の時間に充てられたり、習い事に充てることもできます。仕事が効率的にできるようになると、残業を回避できるだけでなく、結果的には仕事のスキルアップにもつながるのですね。

チームでしっかり協力し、やるべき仕事をしっかり片付け、定時退社を目指してください！