メモの取り方にはコツがある！ただ書くだけじゃ意味がない

会議や打ち合わせ、電話対応、事務作業…とビジネスシーンで何かと欠かせない「メモ」。

しかし、「後から読んでも意味がわからない」「せっかく書いても活かしきれない」など自分のメモの取り方に悩んでいませんか？

そこで今回は仕事で役立つメモの取り方についてご紹介します！コツを抑えて有効活用できるメモを書きましょう。

メモは情報を記録するもの。後で読み返すのを前提にして書く

会議の内容を忘れないようにするため、情報を整理して頭で理解しやすくするため…メモを取る理由はいろいろありますが、結局のところ、メモは情報を記録するものです。

「その場で書いたら終わり」ではなく後で見返すことになるということを踏まえると、大切なのは以下の2つのポイントです。

読みやすくて分かりやすいように書く

当然ですが、後から見返して「？」なんて状態になるようではメモとして意味がありません。読みやすくてわかりやすいことが効果的なメモの必須条件です。

情報を見つけやすいように書く

パソコンなら検索機能が、辞書ならインデックスがありますが、手書きのメモにはそういった機能はありません。自分で工夫して情報を見つけやすいように書くことが大切です。

分かりやすくスピーディーにメモを取るための10のコツ！

後から読んだときに分かりやすくかつ速やかにメモを取るには、ノートの使い方や書き方にルールを作ると良いでしょう。

1.ノートは1冊にまとめる

メモ帳、スケジュール帳、資料の隅、資料の裏面…とメモが増えれば増えるほど必要な情報は見つけにくく、整理しにくくなっていきます。どのノートに書いたかわからない、なんて状態ではメモとして機能しなくなってしまいますしノートを探すのも面倒です。

そんなことにならないよう、まずメモを取る媒体は1つにまとめることをおすすめします。

「メモをとるのはこのノート1冊だけ」と決めてしまえば、メモを取るのも読み返すのもスムーズ。また、メモを取る順番が自然と日付順に並ぶのも使いやすさにつながります。

• 持ち歩きに便利なスリム型
• 裏うつりしにくい紙質のもの

など好みや使い方に合わせたノートを用意しましょう。

2.日付や件名などの基本情報を書く

パソコンにデータを保存するときは必ず件名をつけますよね。わかりやすくするために場合によっては年度や日付を記載することもあります。

同じように、手書きでメモを取るときにも

• 日付
• 時間
• 件名（何に関するメモなのか）

などの基本的な情報は必ず書くようにしましょう。

ノートの一番上や目立つところに基本情報が書いてあると、そのページにどんなことが書いてあるのかが一目でわかります。必要な情報も見つけやすいですし、頭も整理しやすくなりますよ！

3.1ページ1テーマで書く

1ページにテーマが異なったいろいろなキーワードや要点が並んでいるとごちゃごちゃ見えてしまいがち。パッと見ても意味がわからないとまるで暗号解読ゲームのような状態になってしまいます。

メモはわかりやすさが大切で、そのためにはページの使い分けがポイント。メモを取り終えたときに1ページが埋まりきっていなくても、異なるテーマは次のページから書き始めましょう。

もったいないと思う気持ちもわかりますが、メモを取ること、書くことが目的ではないはず！メモをメモとして有効活用するためにもぜひ贅沢にページを使ってみてくださいね。

4.余白をあけて書く

大切なことをたくさん書いているうちにページが文字でびっしり…なんてことも時にはありますが、メモを取るときはなるべく余白を作るように意識しましょう。

余白を開けることで以下のようなメリットがあります。

後で見返しやすい

文字で埋まったページは見にくいですが、余白を作ってスッキリしたページは見やすいもの。メモ書きが見やすいと頭の中で整理しやすくなりますし、重要なキーワードが埋もれてしまうなんてこともありません。

後から書き足せる

余白を作っておくと追記がしやすくなります。読み返したときに浮かんだアイディアを書いておく、他の人の意見を書き留めておく、内容が変更になった場合に修正する…といったこともしやすくなるでしょう。

5.色分けしながら書く

学生時代、色分けしながら授業ノートを作っていたという女性も多いと思いますが、色分けはメモを分かりやすくするために有効な手段です。

以下のように3色でメモ書きすると、一目で重要度や情報の種類が把握できます。

また、マーカーを効果的に使ってメモにメリハリをつけるだけでもぐっと見やすくなるでしょう。

6.消えないペンを使って書く

メモ書きは一時の記録用、その時の重要なことを瞬時に書き留めておくツールですが、実はそこにメモ書きのメリットがあります。

そのため、メモを取るときに使うのは”消せるペン”よりもボールペンのような消ないペンがおすすめです。

• 会議日程が変更になったとき
• 月の営業目標が修正されたとき

なども古い情報には二重線をしておいて新しい情報は余白に追記しましょう。

7.重要なポイントを箇条書きにする

会議の内容や上司の指示など、耳に入る情報をすべてメモに取ろうというのはNG！

書くことに気をとられて内容が頭に入ってこなくなりますし、すべてを書いたとしても、情報量が多すぎてどれが重要なのか、優先順位が高いのか、後で見返したときに混乱してしまいます。

メモに取るのは重要なポイントのみに絞り込むこと。例えば、以下のような内容です。

これらをできるだけ長文にせず、箇条書きにして書き残していくとスピーディーにわかりやすいメモが作れます。

8.「5W3H」を意識して書く

ビジネスシーンでメモを書くときに「5W3H」を抑えて書くと良いと言われます。

メモを取るときに意識して書くのも良いですが、おすすめはあらかじめ5W3Hの項目をノートに書いておくこと！実際にメモを取るときに記入漏れが防げますし、後から見返すときもわかりやすいのでぜひやってみてくださいね。

9.漢字にこだわらずカタカナで書く

メモを取るときに正しい漢字が思い出せずにペンを持つ手が止まってしまったり、一言一句正しく書こうとして重要なことを聞き逃してしまったり…なんて経験はありませんか？

メモを取るときは必要以上に完璧さを求めることはありません。

• 思い出せない漢字
• 画数が多い漢字

など後から調べればわかるようなことは一旦カタカナで書いておきましょう。

10.メモを取ったらなるべく早く読み返す

メモの取り方も確かに重要ですが、仕事にしっかり活かしたいなら重要なのはメモ書きの後。メモを取った後はなるべく早く読み返して情報を整理するよう心がけましょう。

記憶が新鮮なうちに清書しておくことで仕事の効率化にもつながります。

電話応対や研修…シーン別に知っておくと便利なメモの取り方

「なんとなく」でメモを取るのではなく「何のために」メモを取るのか、目的を明確にしておくと効果的なメモを取れるようになります。

これをふまえたうえでメモを取っていきましょう。

シーン1.電話応対

仕事をしていて避けられないのが電話応対。電話を受けるときは以下の情報を書き留めながら会話を進めましょう。

日時

「〇月〇日〇時〇分」と電話を受け取った時点でメモするのが理想です。

電話の相手

相手の社名、所属先、名前などを正しくメモしましょう。相手が名乗らないときは「恐れ入りますが、御社名とお名前を頂戴できますでしょうか」と伺います。

要件

場合によっては要件を聞いておき、「～の件」とメモを取っておきましょう。「差し支えなければご用件をお伺いさせていただいてもよろしいでしょうか」と言って聞きましょう。

連絡先

状況に応じて「恐れ入りますが、ご連絡先を頂戴できますでしょうか」と相手の連絡先を伺っておきましょう。

自分の名前

電話対応した自分の名前もメモに残しておきましょう。

シーン2.セミナー

会社に勤務していると意外とあるのがセミナーや研修。

この場合は電話応対のように誰かに伝えるためのメモではなく、あくまでも自分の知識にするためのメモになります。そこで大切なのは頭で考えて情報を整理しながらメモを取っていくこと。

新たなアイディアや疑問点などがあれば、ペンの色を変えたり印をつけたり工夫しておきましょう。

シーン3.名刺交換

職種によっては一日で何人もの人と名刺交換をする方もいるでしょう。

しかし「手元に名刺はあるものの、どんな人で、どんな会話をしたのか覚えていない…」なんてことがあっては困りもの。次に会ったときに失礼な態度をとってしまっては大変です。

そんなときは名刺の裏や余白に相手とのやりとりや情報をメモ書きしておきましょう。

もちろん本人がいる前ではできないので、相手と別れた後、できるだけ記憶が新しいうちに書き記しておきます。

効率良くメモを取るために持っておくと便利なグッズとは？

メモ書きをするときにあると便利なグッズがあります。メモの取り方や業務内容に合わせて使いやすいグッズを用意しておくと仕事もしやすくなるでしょう。

3色ボールペン

色分けしながらメモを取るのが効果的、とお伝えしましたが、スピーディーに書き留めたいときにあれこれペンを持ち替えるのは大変。そんなときに役立つのが3色ボールペンです。ペンを持ったまま色分けできるのでメモをする手も止まりにくいですし持ち歩くにも便利です。

ルーズリーフ

どうしてもメモ帳やノートをカテゴリー別に分けたいという方はルーズリーフを使うのもおすすめです。足りなくなったらどんどん増やせますし、時系列に整理するのも簡単にできます。

デジタル化できるノート

最近たくさん登場しているのがスマートフォンと連動するタイプのメモです。手書きのメモからホワイトボードの内容まで、撮影したものがそのままデジタル化できるので保存もしやすく情報共有もスムーズです。

「メモ力」をコツコツ高めて業務の効率をアップさせよう

メモを取るのは一見簡単なように思えます。

しかし、やはり漠然と書いていては本当の意味で役立つメモ帳は作れません。たかがメモ、されどメモ。自分が見やすいよう、使いやすいように試行錯誤してみることも「メモ力」を高めるコツと言えるでしょう。

あなたの「メモ力」をアップさせて業務の効率化を目指してみてはいかがでしょうか？