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暇すぎるのもツラい…職場で仕事がないとき自分でできる対処法

Date:2017.05.04

仕事が「暇すぎて」困る!

……ちょっと意外に思うかもしれませんが、そんな悩みを抱えている人は、じつはけっこう多いんです。

仕事が忙しすぎるのは、もちろんつらいし大変です。でも、「暇すぎる」というのもじつは、ものすごく無駄にエネルギーを使うし、精神的につらいもの。

職場で時間を持て余しながら「ラッキー」なんて思える人は、滅多にいません。多くの人が、不安や罪悪感を抱えながら、できることを探しています。

そこで今回は、「仕事中に手があきすぎて苦痛」というときに行う作業のアイデアを、できるだけたくさん、具体的にまとめてみました。

それぞれ、職場や職種などにより、出来ることと出来ないことがあるでしょう。

まずはご自分の環境と照らし合わせながら読んでみて、無理なく出来そうなことがあれば、ぜひ実践してみてください!


最初にすること…罪悪感を手放そう!

仕事の手があきすぎると、まじめな人ほど真剣に焦ってしまいます。

「お給料をもらっているのに、時間を持て余していちゃダメだ!」
「周りの人は忙しそうに働いているのに、私だけ楽をしちゃダメだ!」

そんな風に考えて、神経を張りつめながら一日を過ごす。帰宅すると疲れがどっと押し寄せてきて、「何もしていないのに……」なんて自己嫌悪してしまう。

そんな状態が続いたら、身体も心もすり減って、参ってしまいます。

自分を追いつめるのは、もうやめましょう!

従業員が時間を持て余してしまう原因は、本人以外にいくらだってあります。

  • 新人で、まだできる仕事が少ない
  • 先輩や上司も仕事を教えたいが、その余裕が誰にもない
  • 仕事の割り振りがうまくいっていない
  • 閑散期でそもそも仕事が少ない

など、本人の努力だけではどうにもならない状況もあります。

パフォーマンスを存分に発揮するためにも、まずは罪悪感を捨てましょう。

どうでしょうか。できましたか?

では、これ以上そんな罪悪感を抱かずにすむように、暇なときに自分からできる作業をご紹介していきます。

【1】手があいたことを伝え、周囲の仕事を手伝う

まず、手があいたら真っ先に確認したいのが、周囲の誰かの仕事を手伝えないかということです。

(1)上司や先輩の仕事を手伝う

最初に、

  • 直属の上司
  • 指導してくれている先輩
  • 同じ作業を担当している同僚

などに、「手があきましたが、何かお手伝いできることはありませんか?」と尋ねてみましょう。

ここで「ちょうど良かった」「じゃあこれやっておいて」などと仕事を振ってもらえるのが一番理想的。でも、「今は何もない」と言われる可能性も高いです。これは何故なのでしょうか?

あなたとしては、「忙しいなら仕事を振ってくれればいいのに」と不思議に思うかもしれません。でもじつは、「新人に教える」という作業には、とても時間と手間がかかるんです。

上司や先輩は、そのことを知っています。新人に仕事のやり方を教えるのは、自分でやる以上に手間がかかるし、頭も使う作業です。

手があいたことを伝えた上で「今は任せられる仕事がない」と言われたら、頭を切り替えて他の案を実行する許可をとりましょう。

(2)他の作業、他部署を手伝う

他の作業をしている同僚、他部署の仕事を手伝うことはできそうでしょうか?

上司の許可を得られれば、それらの人に「何か手伝えることありませんか?」と確認してみましょう。

ただし、作業の内容によっては職業倫理やコンプライアンスに抵触したり、職場によっては社内ルールに違反するという場合もあります。

まだ職場の様子が良く分からない新人のうちは、こうしたことをする際には、まず自分の上司にひとこと許可をとりましょう。

【2】自分にできる雑用を見つける

職場には、よく見ると色々な仕事があります。

中には、「誰かがやってくれるだろう」と職場のみんなが思っていて、実際には誰もやらないという雑用もたくさん眠っています。

暇なときは、その雑用をこなしましょう。

(1)デスク周りや共用部分の掃除

まずは自分のデスク周りの整理整頓をします。

もう使っていない不要品はありませんか?中途半端に止まっているファイリングや作業はありませんか?見つけたら丁寧に片付けていきます。

資料や備品が整理されたデスクなら、忙しくなったときにも仕事がしやすいです。

デスク周りの整理整頓が終わったら、周辺や共用スペースを掃除します。

たとえ清掃会社が定期的に掃除してくれていても、決まったところだけ綺麗になって、細かい所まではやっていない……ということが、オフィスでは日常茶飯事です。

【共用スペースの掃除例】

  • 電話機などの備品をきれいに拭く
  • トイレの備品を補充する
  • 給湯室を掃除する
  • 窓ガラスを拭く
  • 受付・応接スペースをきれいにする

など、掃除できるところは色々あります。

掃除の際は、他の人の邪魔にならないように気をつけてくださいね。

(2)ファイリングの整理、見直し

たいていの職場では、多くの書類や資料をファイリングして保管していますよね。

ファイリングには、

  • 日付順
  • 名前順
  • 顧客名簿の番号順

など、何らかの規則があるものですが、忙しいとそれもぐちゃぐちゃになりがちです。

あとで見返したいと思ったときに、すぐ開けるのがファイリングの目的。順番がぐちゃぐちゃではそれも叶いません。

暇なときにはぜひ、ファイルの中身を点検して、整頓しておきましょう。

見やすいようにインデックスを付けたり、ファイル自体が多いようなら一覧表を作ってみたり、みんなが分かりやすいように検索性を高める工夫も喜ばれます。

(3)文房具や備品の整頓・補充

「忙しいときに限ってホチキスの針が切れる」「補充しようとしたけど見つからない!」なんてこと、よくありますね。

無用のイライラを予防するために、文房具や備品の整理整頓、足りないものの補充を今のうちにやってしまいましょう。

補充するときは、なくなっているものだけでなく、「あと1個でなくなりそうなもの」も一緒に補充しておくと良いですよ。

(4)電話番と、伝わりやすいメモの追究

電話に出ることが許されている環境であれば、暇なときはどんどん電話に出ましょう。

相手の社名と名前を聞いて、取り次ぐだけでもいいんです。忙しいときは誰もが「余計な電話に出たくない」と思っています。

その一手間を請け負ってくれる人の存在がありがたい、という場合が多いです。

少し慣れてきたら、単に取り次ぐだけでなく、

  • 簡単な用件を確認する(迷惑にならない程度に)
  • スムーズな取り次ぎの言い方や、タイミングを工夫する
  • 不在時のメモの書き方を、伝わりやすいよう考える

など、自分なりに一つでも改善を考えると、尚良し!小さな工夫の積み重ねが、あなたのビジネススキルを向上させます。

(5)商品在庫や備品の並べ替え

工場や販売業などで職場に商品や備品がたくさん並んでいるときは、(既存のルールを破らない範囲内で)置き方を改良できないか考えてみましょう。

商品の置き場所や置く順番は決まっていても、

  • ラベルを手前にした方が見分けやすいのではないか
  • 全体的に詰め込みすぎて取り出しにくいのではないか

など、調整できる範囲でしてみてください。

取り出すとき見つけやすくなるだけで、ちょっと一手間省けるだけで、グンと生産性が上がるかもしれません。

(6)棚のラベルや壁の貼り紙を新調する

長く続いている会社だと、色々なものが古びて読みづらくなっている場合があります。

  • ロッカーの名前札
  • 備品棚のラベル
  • ファイリングの背表紙
  • 壁の注意喚起などの貼り紙

こうしたものを新しく作り替えてみるのも良いでしょう。

ただし、注意したいのが「勝手に変えてはいけない場合もある」ということ。

たとえば総務部などが一括管理している場合、作り方にルールがあるケースや、領域侵犯してのちのち気まずくなるケースも無くはありません。

全てのことに言えますが、担当部署には一度相談してみるのがおすすめです。

【3】「仕事の効率化」を実践する

これは、間違いなく今が最大のチャンスです!

忙しくなると、慣れたやり方で仕事を進めることしかできなくなりがちです。暇なときにこそ、自分の仕事の効率化を徹底的に追究し、繁忙期の下準備をしておきましょう。

(1)マニュアル、やり方ノートを作る

先輩に教わったことや、自分でやってみた仕事、その手順を全部形に残していく作業です。

パソコンで作るのも良いし、手書きでノートにまとめるのも良いですね。自分のやりやすい形でまとめましょう。

先輩が新人に対して、一番最初に仕事を教えるときというのは、だいたい「ここは押さえておいてほしい」というポイントをしっかり教えてくれています。

でも、教わった方は時間が経てば「ポイントなんかあったっけ?」なんて、どうしても忘れてしまいますよね。

後からときどき見返して思い出せるよう、要点や大事だと言われたところはとくに丁寧に記録しておくと良いでしょう。

逆に、慣れてきた仕事やルーティン(日々必ずやる決まった仕事)に関しては、「自分がいないときでも、他の人が見て出来るように」という視点でマニュアルを作ってみるのがおすすめです。

書き直したり見直したりしているうちに、もっと効率的な方法を思いつくなど、新しい発見があるかもしれません。

(2)ルーティンを総点検する

日々のルーティンに無駄がないか、行う順番に無理がないか、などを点検してみます。

やり方はこうです。Excelファイルや紙に「いつもやっている作業」を箇条書きで書き出し、

  • 一日(午前・午後)
  • 週(曜日)
  • 月(初旬・中旬・下旬など)
  • 年(月ごとなど)

といった時間単位ごとに割り振ってみます。そして理想の流れと現実を見比べ、改善点を探ります。

これは入社直後にするよりも、できることが少しずつ増えて、仕事の流れが分かってきた頃に行うと効果的です。

また、こうした改善は機会あるごとに何度も行うのも、より効果的です。

(3)自分用の日報を作ってデータを収集

せっかく時間があるのなら、自分ひとりが見る専用の日報を作って、色々なデータを収集するのもおすすめです。

提出するものではないので、何でも書き込んでしまいましょう。

最初は、

  • 天気
  • 曜日
  • 体調
  • その日の作業

など書きやすいデータから集め始め、溜まってきたら傾向を探る……ということから始めてみましょう。

「雨の日は作業効率が落ちるな」とか、「月曜日の朝は気分が落ちてるけど、昼頃には作業スピードが上がってるな」とか、色々気づくことができるかもしれません。

気づきによって、体調やモチベーションのコントロールもしやすくなりますよ。

(4)効率アップの資料(企画書)を作る

職場で「こうした方がいい」と思ったことを、企画書にする試みをしてみましょう。提出するかしないかはともかく、作ることで見えてくることがあります。

企画書に必要な、

  • 問題点
  • 理想の姿
  • 改善案
  • 改善後に予想される問題
  • 対策

といったことを一つ一つ、突き詰めて考えていくことは、自発的な仕事の姿勢や、自分の仕事のパフォーマンスにも必ず繋がっていきます。

(5)パソコンの中身を整理する

パソコンのデスクトップは、すっきりしていますか?

ドキュメントフォルダや共有フォルダに、自分の作った余分なファイルはありませんか?

ブックマークはどうでしょう?一時的な調べもので使ったページが、そのまま残っていませんか?

ずらーっと長くスクロールしないと、必要なページにたどり着けなくなったりしていませんか?

これらパソコンの中身の整理は、単純に見えてけっこう頭を使います。暇なときにしかできない作業でもあります。ぜひ、今こなしてしまいましょう。

(※念のため明記しておきますが、他人の作ったファイルを勝手に消したり、共同で使用しているファイルの場所を勝手に動かすのは、絶対に避けましょう!

(6)メールボックスの整理、設定の見直し

パソコンの中身を整理したついでに、メールボックスも整理しましょう。

不要なメールや古いメールは削除するか別フォルダに移し、今進行中の必要なものをすぐ見つけられるようにします。

また、メールの送信者ごとにフォルダを分けるなど、少し手間のかかる設定も、今終わらせておきましょう。

のちのちの大きな時短に繋がります。

(7)業務効率化のためのビジネスハックを実践する

この他、「業務の効率化」「ビジネスハック」といったもので取り入れたり試してみたいと思っているものがあるなら、今が始めるチャンスです。

新しい方法は慣れるまで手間がかかります。忙しいときにそうした手間をかけることは、とてもできないものです。

暇なときこそ、新しいことにどんどんチャレンジしましょう。もし万が一失敗しても、取り戻せる時間があるのは今だけです。

【4】仕事に活かせる勉強をする

会社のため、仕事のためになることで、直接できる作業が本当に何もなくなってしまったら……。ここは最終手段です。勉強をしましょう。

といっても、お給料が発生する時間を使うのであれば、やはり今後の仕事に役立つ範囲の勉強にとどめておくのがマナーです。

仕事に役立つ勉強は、意外と色々あるものです。新人ならば、尚更です!

(1)仕事に関連する資格の勉強をする

同じ事務系でも職種は色々、それに合わせて資格も色々ありますよね。その中で、

  1. 業務に直接関連するもの
  2. 知識があると業務がスムーズになるもの
  3. 持っていると会社から資格手当が支給されるもの

などを狙って、取得を目指してみるのはどうでしょう。

代表的なもので言えば、経理なら簿記、営業事務や受付なら秘書検定などが考えられます。ExcelやWordを日常的に使うのであれば、Microsoft社公式の「MOS(Microsoft Office Specialist)」検定などもあります。

資格の勉強は、資格取得そのものに価値があるだけでなく、その職務やソフトの基本を体系的に学べることも大きなメリットです。

(2)ExcelやWordの知らない機能を追究する

必要なアプリケーションの基本的な機能が使いこなせる人は、さらにその先を学んでみませんか?

ExcelやWordはおなじみのアプリケーションですが、案外奥が深いもの。長年使っている人でも「こんな機能があったのか」とびっくりするような機能が眠っていたりします。

こうした知識(Tips)は、ネット上にも説明してくれているサイトがたくさんあります。時間があるときには、そこを探求して腕を磨くのも一手です。

便利な機能を覚えると、繁忙期の仕事が一気に楽になるケースも多く、おすすめです。

(3)PowerPointでプレゼン資料を作ってみる

ビジネスでは頻繁に使うけれど、それ以外ではなかなか使わないのが、PowerPoint(パワーポイント)というアプリケーションです。

PowerPointとは、

  • 文字
  • グラフ
  • 画像
  • アニメーション(動画)

などを駆使して、相手に伝わりやすい資料を作ることができるアプリケーションソフトですが、「今まで触ったことがなかった」という人も多いのではないでしょうか。

操作の仕方はExcelやWordと似ています。が、やはり実際使ってみないとなかなか習得できません。

そこで、暇な今の時間を使って、PowerPointで何かのプレゼン資料を実際に作ってみましょう。

新しいソフトを覚えるついでに、今後使えるビジネススキルも身につけることができ、一挙両得です。

(4)専門知識やスキルを身につける

いま働いている業界の専門知識や最新情報を知っておくことも、ある意味仕事のうちです。

一般的には、新人のうちはものを知らなくて当たり前。でもだからこそ、取引相手との会話で「お、こいつは色々分かってるな」と思ってもらえれば、友好的な関係を築きやすいものです。

もし職場がネットサーフィンできる環境であれば、業界のニュースや関連サイトを研究してみてはいかがでしょう。

ただし、遊んでいると思われないようくれぐれも気をつけてくださいね。

(5)タイピングの練習をする

パソコンのキータイピングに自信のない人は、今のうちに特訓しておきましょう。

しかし、タイピングゲームができる環境ならそれでも良いですが、周囲の目が気になるケースの方が多いでしょう。

その場合は、会議資料や仕事の書類などの文章をひたすらブラインドタッチする練習がおすすめです。

要はタイピングに慣れることが大事なので、文章は何でも大丈夫。タイピングが速いと、仕事の進みが劇的に速くなりますよ!

「暇」を有効活用して、「今」を乗り切ろう!

以上、職場で手があいてしまったときにできることをご紹介してきました。

仕事がないと、まじめな人、勤勉な人ほど「なんとかしなくては」と焦ります。

そんなときは、自分のステップアップのために、時間を有効活用するのが一番です。この記事が、何かのヒントになっていれば幸いです。

「今」を乗り切りましょう!

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