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結婚式の受付係を頼まれた!マナー、心得、絶対成功させるコツ

Date:2017.12.25

shutterstock_123683632「結婚式の受付係って、いったいどんなことを準備していったらいいんだろう?」

大切なひとに受付係をお願いされたけれど、初めての経験でどうしたらよいのかさっぱり分からない。そんなふうに困り果てていませんか?

大丈夫です!

結婚式の受付は、新郎新婦と来賓・ゲストに「晴れの日を気持ちよく過ごしてもらいたい」と思える人なら、初めてでもきちんとやり遂げることができます。

でもできれば、「具体的にどうしたらいいのか」といった役割の把握や、「押さえておくべきマナーは?」といったポイントを知っておきたいですよね。

今回は、結婚式の受付係を任されたあなたのために、

  • 受付係の具体的な役割
  • 前日までに準備すること
  • 当日の流れ
  • 押さえておくべきマナーや心得

といった4つの項目について、それぞれわかりやすくご紹介していきます。


【1】記帳にご祝儀…結婚式の受付係の役割は?

結婚式の受付係は、一言で言えば、新郎新婦の代理としてゲストをお迎えする「両家の顔」が役割です。

具体的な仕事としては、主に、

  • ゲストに芳名帳の記帳を促す
  • ゲストからご祝儀や祝電を受け取る
  • ご祝儀を管理する
  • 開宴までの控え室などのご案内、新郎新婦への取り次ぎ
  • 席次表・席札などの配布物をゲストに手渡す
  • (必要な場合)お車代、心付けをゲストに手渡す

といったものがあります。

受付係は、通常「新郎側」と「新婦側」に分かれて行います。ご祝儀も、新郎側・新婦側で別々にまとめる必要があるので、注意が必要です。

また受付係の人数は、新郎側・新婦側ともそれぞれ2名〜数名ずつ配置するのが一般的です。

お願いされるのは、新郎新婦にとってとくに親しい友人や親類縁者が多いでしょう。

(1)役割は2つの係に分担する

結婚式の受付は、さまざまな役割が求められますし、なかなか慌ただしいものです。

また開宴直前など受付が混み合い、ちょっとした混乱状態になる時間帯もありますね。

そんな中でも、ご祝儀という大きな金額のお金を扱う受付係。パニックからトラブルに繋がらないよう、スムーズな対応を心がけたいものです。

そのために、受付係の中であらかじめ「案内係」「ご祝儀係」に分かれて分担を決めましょう。

どの仕事が誰のものなのか、とくにご祝儀の管理には誰が責任を持つのか、しっかり決めておくことが成功させるポイントです。

(2)「案内係」の役割

案内係は、主にゲストと直接かかわり、ご案内する役目を果たします。

  • ゲストへのご挨拶
  • ゲストに記帳をお願いする
  • 配布物を手渡す
  • 控え室、ウェルカムドリンクなどのご案内
  • お手洗いや周辺施設など、ゲストからの質問にお答えする

など、ゲストとのやりとり全般を担う役割です。

(3)「ご祝儀係」の役割

ご祝儀係は、ご祝儀を責任もってお預かりし、管理することを第一の役目とします。

ご祝儀は、集まるととても大きな金額になります。結婚式の会場には、残念なことにそれを狙うご祝儀泥棒がいることも頭に入れておきましょう。

万が一にも紛失・盗難などのトラブルが起きないように、ゲストに笑顔で対応しつつもご祝儀から目を離さず、しっかり管理しましょう。

具体的な役割としては、

  • ゲストからご祝儀をお預かりする
  • 責任を持ってご祝儀を管理する
  • ゲスト名簿をチェックし、お名前や必要事項を確認・照合する

など。

最終的には、ご祝儀・芳名帳をまとめ、あらかじめ顔合わせしておいた会計係に渡します。

※会計係との顔合わせについては「当日の流れ(1)朝の準備」で詳しく書きます。

(4)常に意識すべきポイント2つ

大切な友人の晴れ舞台。受付係も緊張してしまいそうですよね。

でも、

  • 自分はご両家の「顔」であるという自覚
  • ご祝儀をしっかり管理すること

この2つのポイントさえ常に意識していれば、決して難しい仕事ではありません。肩の力を抜いていきましょう。

【2】前日までに準備すること

前日までの準備をしっかりしておくことで、当日のトラブルを回避できます。

するべきことをしっかり予習し、準備万端にしておきましょう。

(1)受付の役割やマナーを把握する

何をすればいいのか、どんなことに気をつけるべきか、あらかじめ把握しておくと、安心して当日に臨めます。

このページを読んでいるあなたは、大丈夫ですね。

(2)ふさわしい服装を準備する

受付係とはいえ、結婚式に参列する立場でもあります。

当日までに、式に参列するにふさわしい服装や小物を準備する必要がありますよね。

具体的にどんな服装をしたらいいのかは、マナーの章で詳しくご説明します。

(3)新郎新婦と打ち合わせ、当日の流れを把握する

式当日は、新郎新婦は大忙しです!細かいことを確認している時間は、とても期待できません。

受付の仕事やスケジュールに関しては、漏れのないよう前日までに新郎新婦としっかり打ち合わせしておきましょう。

とくに確認しておきたいのは、次のような事柄です。

  • 当日の流れ(タイムスケジュール)
  • 受付係の集合時間、人数など
  • 注意事項、新郎新婦からのリクエスト
  • ご祝儀を最終的に誰に渡せばよいか(式の会計係は誰か?)
  • 席次表・駐車券など配布物の種類
  • 取り次ぐ必要のあるゲストはいるか
  • 遅刻してくるゲストがいた場合、どのように対応するか

などです。

打ち合わせの時点で、当日のシミュレーションができるくらいにしっかり把握しておきましょう。

(4)お車代・心付けについて確認する

受付では、「お車代」や「心付け」として、ゲストに謝礼をお渡しすることがあります。

たとえば、

  • 式の中で挨拶をお願いしているゲスト
  • 乾杯の音頭をお願いしているゲスト
  • 遠方からいらっしゃるとくに大切なゲスト

といった方々に、新郎新婦から感謝の気持ちを込めて、お金や金券をお贈りするのです。

お車代や心付けをお渡しする必要がある場合、その相手は新郎新婦にとってとくに大切なお客さまです。

「誰にお渡しするか」「どのようにお渡しするか」といったことを確認しておきましょう。

【3】当日の流れ(1)朝の準備

さあ、いよいよ結婚式当日ですよ!

受付係は遅刻厳禁。時間に余裕を持って家を出ましょう。

式場に到着したら、早速準備を始めます。おおまかには、次のような流れに沿って行動するとスムーズです。

(1)受付係と会場スタッフ顔合わせ

受付係は一般的に、新郎側・新婦側それぞれ2名〜数名ずつ配置されることが多いです(受付は両家別々に行います)。

双方の受付係同士、挨拶を交わしておきましょう。

また式場の担当スタッフとも挨拶し、全員がお互いの顔と名前を一致させておきましょう。

(2)両家に挨拶、会計係と顔合わせ

受付係が揃ったら、両家にご挨拶に行きます。

今日一日、両家の「顔」として代理を務めるわけですから、可能ならば軽く自己紹介をしておきましょう。

また、この時点で両家の「会計係」の方とも顔合わせを済ませておくのがベストです。

会計係は、最終的にご祝儀をお渡しする相手です。会計係になりすますご祝儀泥棒もいますから、顔と名前をお互いにきちんと把握しておく必要があります。

(3)受付の流れを確認

受付での、実際の流れを確認します。

  • 受付全体の手順
  • ご祝儀の保管方法
  • 〆切時間(受付を閉める時間)
  • 遅刻者への対応の仕方

といった全体の流れを、受付係一人一人がしっかり把握しておきましょう。

(4)会場設備・周辺施設の確認

受付がゲストに尋ねられるのは、控え室やお手洗いの場所だけとは限りません。

「あれはどこ?」「近くにこれはある?」と、式場の中の設備や周辺施設について質問されることも多々あります。

聞かれそうな質問をあらかじめ想定しておき、答えられるよう準備しておきましょう。

とくに把握しておきたいのは、次のようなことです。

<会場施設(各設備の場所)>

  • 控え室
  • お手洗い
  • クローク
  • 更衣室
  • タクシー乗り場 など

<近隣施設>

  • コンビニなどちょっと用足しできるお店の場所
  • 最寄り駅の場所 など

(5)備品の確認

受付で使う備品は、あらかじめ式場が準備してくれていることがほとんどです。

受付を始める前に、必要なものが全部揃っているかどうかを確認しておきましょう。

<受付で使うもの>

  • 芳名帳
  • 筆記用具(筆+墨+つづり、筆ペン、サインペンなど)
  • ゲスト名簿(チェック用)
  • 広蓋(ご祝儀を載せるお盆です)
  • 化粧和紙、ふろしき
  • ご祝儀用を入れる金庫や袋(新郎側・新婦側で分けて管理します)
  • 席次表などの配布物
  • お車代、心付け
  • その他、新郎新婦よりことづかったもの など

万が一足りないものがあれば、受付開始までに調達が必要です。時間に余裕を持って行動しましょう。

(6)役割分担を決める

新郎側・新婦側それぞれの受付係の中で、「案内係」と「ご祝儀係」を決めます。

誰がどの役割を果たすかがはっきりすることで、自分の仕事を把握してスムーズに動けます。責任の所在を明確にするのにも役立ちます。

(7)ゲスト名簿のチェック

ゲスト名簿をあらかじめざっと確認しておきます。

お車代や心付けをお渡しするゲスト、新郎新婦に取り次ぎが必要なゲストなど、イレギュラーなゲストのお名前を確認しておき、スムーズな対応を目指します。

車いすのゲストがいらっしゃったらどうしたら良いかなども、この時点で把握できていると安心です。

(8)お手洗い、身だしなみチェック

忘れてはいけない、重要なポイントです!

受付が始まってしまったら、受付係は持ち場を離れるわけにいきません。受付がスタートする前に、お手洗いをしっかり済ませておきましょう。

気になる身だしなみも鏡でチェック。深呼吸したら、いざスタートです!

【4】当日の流れ(2)受付開始〜開宴まで

新郎側・新婦側、それぞれの受付でゲストをお迎えします。

ここでは、実際にゲストがいらっしゃった場面を想定しながら、流れを把握していきましょう。

(1)ゲストを笑顔でお迎えする

ゲストがいらっしゃったら、まずは立ち上がって一礼します。案内係・ご祝儀係どちらもきちんと立ってお辞儀しましょう。

受付係は両家の代理ですから、ここでゲストからお祝いの言葉をかけられるのが一般的です。

笑顔で「ありがとうございます」とお返事し、もう一度丁寧にお辞儀をしましょう。

なにより大事なのは、笑顔です。柔らかい笑顔を絶やさないよう意識していきましょうね。

また受付が混み合い慌ただしくなってきても、できるだけ丁寧な仕草を心がけるのがベストです。

心持ちゆっくりめの動作をすることで、丁寧な印象を与えることができますので、ぜひ試してみてください。

(2)ご祝儀を受け取る

ゲストから手渡されるご祝儀は、案内係が受け取ります。

「ありがとうございます。お預かりします」と一言そえて、両手で受け取り、ご祝儀係へ手渡します。

ご祝儀係が、ゲスト名簿を確認します。ゲストの名前を確認して◯をつけたら、ご祝儀を袋ごとお盆の上に置きましょう。

ご祝儀をお盆に置くときは、ゲストから見てご祝儀袋が正面を向くように、丁寧に置きます。

またお盆は空にせず、常にご祝儀を積み重ねておくのがマナーです。

お祝い事は「かさねがさね」という縁起をかつぐ意味もありますし、受付をお祝いムードで華やかにすることもできます。ただしご祝儀泥棒には充分に気をつけて、決して目を離さないようにしましょう。

たくさん積み上がってきたら、一部をしまってもOK。あらかじめ準備しておいた、専用の袋か金庫に入れましょう。

(3)芳名帳への記帳を促す

芳名帳には、原則全てのゲストに記帳していただきます。

まれに記帳を遠慮するゲストがいらっしゃるかもしれませんが、「お二人の晴れの日ですので、ぜひお願いいたします」とにこやかにお願いしてみましょう。

芳名帳は、筆記用具とともにゲストの正面を向くように置いておきます。

丁寧に手で指し示しながら、「恐れ入りますが、こちらにご記帳をお願いいたします」とお声がけしましょう。

ちなみに二つ折りタイプの芳名帳は、片面だけに記帳するのがマナーとされています。「裏表がない」という縁起をかついでのことですが、なかなか風流ですよね。

受付が混み合ってきた場合には、ゲストに並んでいただき、順番に記帳していただく必要があります。

案内係が「記帳が混み合っており、申し訳ございません。こちらにお並び頂けますでしょうか」などと誘導しましょう。

(4)開宴までのご案内

記帳が済んだゲストには、案内係から席次表などの配布物を手渡します。

ゲスト名簿に「お車代」「取り次ぎが必要」などのの記載があれば、この段階でお渡し・ご案内します(ゲストの状況によっては、これより先にお渡ししても大丈夫です)。

お車代や心付けは「新郎新婦より、お渡しするようことづかっています」と伝えてお渡しします。取り次ぎが必要な場合は、事前の打ち合わせどおりにお取り次ぎしましょう。

お渡しするものが済んだら、「開宴までもうしばらくお待ちください。控え室はあちらです」と手を添えてご案内しましょう。

余裕があれば、お手洗いや喫煙所の場所も一緒にお伝えできるとさらに良いですね。

(5)いよいよ開宴!受付を閉める

披露宴の開宴が近づくと、式場スタッフが受付係にも「もうご入場頂けます」などと声をかけにきてくれます。

ゲストが全員揃っているかを確認して、揃っていればご祝儀をまとめ、芳名帳を閉じましょう。

もしも遅れてくるゲストがいる場合は、事前の打ち合わせどおりに行動します。通常、一人か二人の受付係を残して、残りは会場へ入ります。

そして、忘れてはいけない「ご祝儀」の扱い。

会場に入る前に、ご祝儀を会計係へ手渡します。

新郎サイド・新婦サイドそれぞれにまとめたご祝儀を、あらかじめ顔合わせしておいた会計係に(必ず本人に直接)手渡しましょう。

もしも事情があっていったん会場金庫などへ預ける場合は、受付係(とくにご祝儀係)が責任を持って、確実に見届けます。「金庫のカギがしまる瞬間まで目を離さない」くらいの責任感が必要です。

(6)受付中、手があいたときにやっておくこと

受付中にゲストが途切れて手があいたら、その時間で名簿をチェックしておくと良いでしょう。

とくに、お車代などの渡し漏れがないかどうかを確認します。万が一渡し忘れていた場合、あわててその場を離れたりしてはいけません。

自分がその場を離れるのではなく、信頼できる方(新郎新婦の親族など)を代理に立てて、該当するゲストに渡してもらうのがベストです。

また、手があいたときに受付台の上や周辺を整頓するのも大事です。常にきちんとした美しい印象を持っていただけるよう、きれいに整えておきましょう。

暇になったからって受付係同士でお喋りしていて、ゲストが来ても気づかない……なんてことのないように、くれぐれもご注意を!

【5】マナーや心得、押さえておくべきポイントは?

どうでしょうか。具体的な役割や当日の流れが把握できたでしょうか?

続いて、全体的な心得・押さえておくべきマナーについて見ていきましょう。

(1)受付係の服装・髪型

結婚式の受付係なんて、初めて経験する、あなた。「当日はどんな服装で行ったらいいの?」と悩んでしまうかもしれません。

じつは受付係の服装や髪型は、基本的に参列者と同じで大丈夫なんです。

さらにちょっとしたポイントに気をつけることで、受付の仕事がしやすくなりますので、ご説明しておきましょう。

女性の場合、受付係もゲスト同様、華やかなドレスでお祝いの気持ちを表現するのが基本です。

一般参列者よりも気をつけたいのは、手元。

受付の仕事では手元を見られることが多いので、爪や指先をきれいにしておくと良いですよ。派手すぎて下品にならない程度に、上品なネイルをしていきましょう。

また受付は、お辞儀する機会も多いですよね。髪型はアップ(またはハーフアップ)にまとめると、髪が顔にかからず動きやすいのでおすすめです。

ちなみに男性の場合は、白いシャツ+ダークカラーのスーツが基本です。
爪を短く切って清潔な印象を保ちましょう。

服の色が落ち着いている分、ネクタイやポケットチーフに明るい色を持ってくるとオシャレで華やかになります。

(2)自分が両家の「顔」であることを忘れない

受付係は参列者であると同時に、新郎・新婦側の代理でもあります。

来てくださったゲストに失礼がないよう、明るく気持ちのよい態度でお迎えしましょう。

  • 服装・髪型
  • 清潔感
  • 振る舞い
  • 笑顔

などに気をつけます。

受付は混雑することもありますが、ゲストの快適さを一番に考えて、できるだけスムーズな対応を心がけましょうね。

また、

  • ご祝儀
  • 芳名帳
  • 筆記用具

など置くとき・渡すときは、必ずゲストから見て正面になるように気をつけます。

ちなみに、照合用のゲスト名簿は個人情報でもあります。できるだけゲストから見えない位置に置きましょう。

(3)金銭の取り扱いは慎重に

繰り返しになりますが、ご祝儀の管理は受付係の大事な仕事の一翼です。

お金の管理にはとくに慎重を期し、トラブルを回避しましょう!

(4)自分のご祝儀を忘れない

ついうっかり忘れがちなのが、自分のご祝儀。受付係もご祝儀を準備する必要があります。

参列者の一人としてきちんと持参しましょう。

おすすめなのは、受付を始めた直後に自分の分を受付してしまうことです。

ゲストがまだまばらな時間に受付係同士で、ご祝儀の受け取りと受付を済ませておきましょう。お互いの練習にもなり、安心です。

(5)おそろいの小物を身につけてみよう

「誰が受付係なのか」が一目で分かる工夫があると、お互いの目印にもなりますし、防犯にもなります。

お揃いのコサージュなどを打ち合わせの時点で決めておき、準備しておくとよいでしょう。

(6)時間に余裕を持って行動する

受付は重要な役割、遅刻は厳禁です。

電車の遅延や交通機関の混雑があっても慌てないよう、時間には充分余裕を持って家を出ましょう。

また、来る道すがらに

  • コンビニやスーパーの場所
  • 最寄り駅までの道のり
  • その他、周辺施設

について把握しておくと、ゲストから質問されたときにスムーズに受け答えできて、便利ですよ。

【6】NG行為・気をつけるべきこと

ご両家の顔として「これはすべきではない」というNG行為や、気をつけるべきポイントも見ておきましょう。

(1)結婚式にふさわしくない服装

参列者としてふさわしくない服装は、当然ながらすべきではありません。

  • 黒い服
  • 白い服
  • 丈の短いスカート
  • 露出が多すぎるドレス
  • 派手すぎるネイル

などはマナー違反です。避けましょう。

(2)友人と会ってもはしゃがない

親しい人の結婚式では、久々の友人と再会する機会も多いもの。思わず気分が高揚してしまったり、積もる話をしたくなるかもしれません。

でも、あなたは受付係。すなわち、ご両家の「顔」であることをお忘れなく。

私語は一切厳禁、とは言いませんが、最低限の挨拶をしたら自分の仕事に戻りましょう。長々と話し込むのはNGです。

また、仲の良い友人に対しても、あくまでも「受付係」と「ゲスト」として丁寧に接する必要があります。

ちょっと照れくさいかもしれませんが、他のゲストと同じように敬語で接し、丁寧にご案内することが大人としてのマナーです。

(3)持ち場を離れない

基本的に、受付係は受付がスタートしたら、持ち場を離れてはいけません。

とくに「勝手に持ち場を離れること」、「受付に誰もいない状態をつくること」は絶対に避けましょう。

(4)ご祝儀を会計係以外に渡さない

おめでたい席にもかかわらず残念なことですが、結婚式にはご祝儀を狙う「ご祝儀泥棒」が出没します。

ご祝儀泥棒は、ただの泥棒ではなく、詐欺まがいの手口でご祝儀を狙うことが多いものです。

彼らはときに、

  • 会場スタッフ
  • 親類縁者
  • 友人

などになりすますこともあるので、充分気をつけましょう。

たとえば、こんなケースです。

「新郎の友達ですが、受付大変そうですね。手伝いますよ」
真に受けて手伝ってもらってはいけません。受付の中には、あらかじめ決められた受付係以外は決して入れないようにしましょう。
「式場の人が呼んでますよ。ここは代わりますから、行ってきてください」
上の例と同じです。受付係以外、受付には入れないようにしましょう。
「式場スタッフです。ご祝儀が増えてきましたたので、いったん会場でお預かりします」
原則として、結婚式場が事前の打ち合わせもなく突発的にご祝儀を預かることは、ありません。たとえ本物の式場スタッフだとしても、安易に預けてはいけません。

ご祝儀泥棒に騙されないためにできるのは、

  • ご祝儀係をしっかり決めて、ご祝儀から目を離さないこと
  • ご祝儀を最終的に渡す人(親族側の会計係)と顔合わせをしておくこと
  • 受付係以外の人を、受付の中に入れないこと
  • 不測の事態を避けるため、トイレなどはきちんと済ませておくこと

などです。

トラブルを起こさないためにも、時間や気持ちに余裕を持った行動を心がけましょうね。

事前準備をしっかりすれば、受付係はうまくいく

役割を把握し、気をつけるべきポイントをしっかり押さえておけば、受付係はちゃんとやり遂げることができます。

大切なひとの晴れの日を、自信を持って堂々と、お祝いしてあげてくださいね!”

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