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今日から残業を減らす!時間内に仕事を片付ける4つのコツ

Date:2018.01.19

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今日から残業を減らす!時間内に仕事を片付ける4つのコツ|女性の美学
http://josei-bigaku.jp/zangyoulady2584/

来る日も来る日も残業続き、帰りは終電……。

どうにかして仕事を効率化して早く帰りたいけれど、何をしたらいいのかわからない。そんな方、いませんか?

残業はプライペートの時間を圧迫し、自由な時間や休息を奪います。そんな状況が長く続くと、家族や友達とも疎遠になってしまう可能性も……。

辛い残業地獄に陥っている方に、「残業を減らす」ためのたった4つのコツをご紹介します。


残業を減らすには、4つのコツを押さえるだけでいい

残業が減らせない、どうしても帰れないという人の中で、もっとも辛い境遇に置かれているのは上司が残業体質の方です。上司が古いタイプで、残業してこそ仕事だ、なんて思っていて、それに付き合わされていたら悲惨ですよね……。

この章では、まず「自分の仕事効率が悪くて残業になってしまう」人に向けてのコツを4つ紹介していきます。職場環境が辛い、という人も是非一読して、あなたから体質改善を実践してみてはいかがでしょうか。

コツその1 やるべき仕事はアウトプット!メモに書き出そう

これは朝イチにやってください。自分が今日、明日、今週中にやるべき仕事をしっかり視認できるようにするのです。

どれからやろうか、これはいつでもいいか、などは考えず、とにかく、書き出してください。裏紙で構いません。

書き出したら、次は整理をします。急を要する面倒な仕事、締め切りや納期が迫っている仕事は優先順位を高めに、面倒そうな仕事で納期が長いものはいったん外しておきます。隙間時間でやれそうな簡単な仕事も後回しでOK。付箋に書き出し、終わったら外して捨てましょう。

このように、仕事の優先順位を「目で見える」ようにしておくと、頭の中でこんがらがったり、忘れたりすることがありません。

終業時間近くなって、「あ!やってない!」というミスで残業してしまうことをなくせるのです。

コツその2 嫌な仕事は午前中に片づける

仕事の効率をよくするために最も大切なのは、時間管理です。

まずは今日やるべき仕事を、朝にチェックしますよね。その時に、どうやって優先順位をつけていますか?

  • 「これは面倒な仕事だから後でやろう」
  • 「とりあえず簡単な仕事から詰めていこうかな」

と思っていませんか。これが最初の間違いなのです。

たしかに、簡単な仕事はさくっと終わらせることが出来ます。ですが、仕事にはイレギュラーがつきもの。何かの問題が起き、意外に手間取ってしまったら。

面倒な仕事が午後になり、夕方になり、結局は終わらず残業になってしまうこともあります。

学生の時、「朝は勉強に最も適した時間だ」と言われたことがある人も多いと思います。これは、朝は最も集中力がある時間帯だということを示しています。つまり、朝やれない仕事は、夜になったとしても、やれないのです。

だからこそ、面倒な仕事や難しい仕事は午前中に取りかかるのをお勧めします。

注意点
あまりに時間のかかりそうな仕事の場合は、自分一人でやるべきか、やり方を教えてもらうか、なんにせよとりかかる前に上司に相談しましょう。それだけをやって一日がつぶれてしまっては元も子もありません。

▼仕事の集中力を高める方法についてはコチラを参考にしてください!

仕事の集中力を高める方法の記事のトップ画像キャプチャ

コツその3 仕事を分解!単純作業からスタートしよう

面倒な仕事や大変な仕事からとりかかろうにも、いつもと同じ時間をかけていては、残業になってしまいます。なんとか時間短縮したいですよね。

そんなときにオススメなのが、仕事を分解することなのです。

分解と言っても、なんのことか分からないですよね。仕事というのは、漠然としたイメージでは効率が低下してしまいます。

簡単な例として、「会議の資料を作る」という仕事があるとします。その仕事を与えられたとき、あなたならどんな仕事をイメージしますか?

どんな会議なのだろう?資料は何枚必要なんだろう?そもそもどうやって作るの?そんな疑問がたくさん生まれてきますよね。そこで、「仕事を分解」します。

  • 参加人数は何人か上司へ確認(誰かが確認しないと進まない仕事はさっと済ませる)
  • 会議室を確保する(場所がなくては出来ないので早めに)
  • 会議の内容を把握する(必要な資料はここで集める)
  • アジェンダを作る(ここに来てやっと資料を作成する)

どうでしょう。実は、「資料作成」という一つの仕事は、このようにいくつかに分解できるのです。

参加者を上司がまとめている間は、あなたはこの仕事においてやることはありませんから、別の仕事を進めます。

決まったら、人数に応じた会議室を抑え、そのあと資料を作ります。

漠然としたイメージでなく、細かな目標を定める。これならば時間をかけずに取り組めそうな気がしませんか?

コツその4 安請け合いは厳禁!キャパシティを考えて仕事をする

日頃の生活を改善したとしても、もう一つ残業しがちな人が陥る罠があります。これを解消できないと、結果的には残業が多くなってしまうでしょう。

あなたは上司から振られた仕事を、自分が抱えている仕事のことを考えずにすべて受けていませんか。コツその1で「抱えている仕事を書き出す」ことをしましたね。そうすると、今、明日、今週にどれだけ自分が仕事を抱えているか分かります。

上司から「やって」と言われた仕事があったとして、それが「今すぐやるべきもの」か、「今日中でいいもの」か、「明日でいいもの」なのかを分からず安請け合いしてしまって、あなたが「今日やるべき仕事」がどんどん圧迫されたとしたら……。残業になりますよね。

もちろん、振られた仕事は受けるべきです。ですが、その前に一言、上司に聞く癖を付けましょう。「いつが期限ですか?」という質問で、もろもろの問題をクリアできます。いつが期限か分かれば、自分の仕事への対応ができるからです。

残業を免れるために、周囲と協力しよう!

会社の中で、あなたひとりが残業していませんか。もしかしたら、あなたがそんなに頑張っていることを、周囲の人は知らないのではないですか。

仕事は自己犠牲で続けていると、遅かれ早かれ必ず爆発します。周囲の人を巻き込んで、全員でノー残業を目指してください!

他の人と仕事を分担し、一人で抱え込む仕事を減らそう

仕事はチームプレーです。誰か一人が割を食うチームというのは、絶対にいい結果は生み出しません。誰かが残業で困っているときは、チームで仕事を分担してみてください。

その人に一極集中してしまっている状況を緩和すると、出来る仕事も増え、効率もよくなります。分からない点は質問できるようになり、チームワークもよくなるはず。

そして、あなたが率先して誰かの仕事を手伝えば、あなたが残業になった時、誰かが助けてくれる風潮が出来上がるはずなのです。

「誰か一人しかできない仕事」を極力なくそう

自分しかやり方を知らない、誰か一人しか取り扱えない、そんな仕事が増えると、必然的に「仕事ができる人」の残業が増えてしまいます。

専門的な知識が必要な仕事は致し方ないですが、マニュアルがあればできる仕事は人に振れるよう、準備をしておいて損はありません。

「そんな時間ない!」という方は、入力後の画面をキャプチャして印刷しておくだけでもOK。それを基に口頭で説明すれば、普通に説明するよりずっと簡単です。

これは、残業回避にもいいですが、誰かが急に休むことになった場合も非常に役に立ちます。仕事の進捗はしっかり共有しましょう。誰か一人が頭の中だけに抱えている仕事は、誰も手伝ってあげられませんからね。

苦手な仕事を抱え込まないようにしよう

チームには、いろいろな職員がいるはず。そのたくさんの人は、誰しも仕事に対して得意不得意があるものです。つまり、あなたが苦手な仕事が得意な人がいて、得意な仕事を苦手に思う人がいるということです。

苦手な仕事を頑張ることも、あなたのスキル向上になるでしょう。人にお願いしては悪いという罪悪感もあるでしょう。ですが、「どうしてもできなくて」「急を要する」場合は、しっかり助けを求めてください。

このように、柔軟に仕事に向かうことも大切です。誰かに代わりにやってもらったり、あなたが代わりにやったりするようにします。それが終わった後、やり方をしっかり学べばいいのです。結果的に、チーム全体の残業を減らすことにつながります。

仕事の進め方を見直すだけで残業は減らせる

このように、仕事の進め方や、取り組み方をほんのちょっと見直してコツを押さえるだけで、日々の残業を減らすことができるのです。

また、残業していた時間を家族と一緒の時間に充てられたり、習い事に充てることもできます。仕事が効率的にできるようになると、残業を回避できるだけでなく、結果的には仕事のスキルアップにもつながるのですね。

チームでしっかり協力し、やるべき仕事をしっかり片付け、定時退社を目指してください!

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