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仕事でミスが多い人の特徴とは?対策を練ればミスは減らせる!

Date:2018.02.20

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仕事でミスが多い人の特徴とは?対策を練ればミスは減らせる!|女性の美学
https://josei-bigaku.jp/kearesumisu41146/

「ミスが多い」と言われる人は、どんな職場にも必ず一人はいるものです。それはあなたの部下や同僚かもしれませんし、あなた本人のことかもしれません。

仕事でミスの多い人たちには、共通した特徴がいくつか見つかります。それさえ理解してしまえば、後は対策を練ってミスを減らしていくだけ。

この記事では、よく仕事でミスをしてしまう人の特徴と対策方法についてご紹介していきます。ミスを減らせば自信に繋がって、仕事でのストレスも軽減されていきますよ。


ミスの多い人にありがちな特徴。雑で早い仕事はミスも増える

仕事中にミスをする人には、ミスへと繋がる言動が隠れています。自分のミスの多さに悩んでいる人は、ぜひ自分の特徴を把握してミスを減らしていきましょう。

仕事中にメモをしない人

誰かに何かを言いつけられたときや、教えて貰ったとき、疑問に思うことに気づいたときなど…ちゃんとメモ帳を開いていますか?

もし「頭で覚えておこう」と思っているなら間違いです。人の脳には限界がありますし、意識が他のことに向けばすぐに何かを忘れてしまいます。

人の頭はとっても頼りないものです。記憶力をあてにするのではなく、何かに書き記して記録しておくのが安全です。

何か忘れてはいけないことがあるのなら、すぐにメモするクセをつけましょう。

指示を最後まで聞かない

ミスは焦ったときに発生しやすいものです。ミスをよくしてしまう人の中には、誰かからの指示を最後まで聞いてから行動しない人が少なくありません。

途中までしか話を聞いていなかったため、話の終盤で言っていた注意点を聞き漏らし、ミスをしてしまう…というパターンがありがちです。

何事にも焦りは禁物です。もちろん手早く仕事に取り掛かれたらそれが一番ですが、ミスをしてはそのフォローに時間がとられますから、取り掛かりが早くても意味がないのです。

まずは人の話は最後までじっくり聞くことが大切。もし話が長くて全部覚えきれないようなら、前述のようにメモを取っておけば安心ですよ。

ミスをしたときの反省をしない

ミスをしてしまったとき、しっかり反省できるタイプですか?反省というのは、ミスを振り返って原因や対策を考えることを言います。「やっちゃった…」と落ち込むのとは違うものです。

犯したミスを自分で分析できていない人は、また同じミスを繰り返してしまいます。いくら落ち込んだところで、原因を回避できなければミスは繰り返されるばかりなのです。

何か失敗を犯したときは、ひとまず原因と解決策から考えていきましょう。落ち込むのはその後ですよ。

過去のミスをいつまでも引きずる

ミスをしやすい人は、自分が過去にやってしまったミスをいつまでも引きずる傾向にあります。怒られたことや迷惑をかけたことがトラウマになってしまっているのです。

過去のミスを忘れられないでいると、何かをするとき必要以上にビクビクして本領を発揮できず、必要以上にミスを犯してしまいます。

過去のミスが新たなミスに連鎖している状態ですね。これではいつまで経ってもミスが減りません。

確かにミスをしたことに責任を感じるのは大切です。ですが必要以上に落ち込んだり後悔すると、かえってミスを増やしてしまうだけです。

やってしまったミスについては、深く反省して原因と対策を考えたら、教訓としてさっさと飲み込んでしまいましょう。長く引きずってもデメリットしかありませんよ。

ミスへの対策を取らない

ミスをしそうな仕事と、そうではない仕事…内容を考えると大まかな予想はできますよね?作業工程が入り組んでいればミスが出そうですが、単純作業ならミスも出にくそうです。

作業の難しさに応じて確認回数を増やしたり、小まめにファイルを保存したり…といったミスへの対策ができていない人は、ミスが多くなります。

どんなミスでも、事前に対策を取っていればミスの深刻度も軽くなります。逆に何の対策も取っていないと簡単にミスが発生しますし、ミスのフォローも難しくなります。

日頃からミスの多い人は、まずは自分がミスをする可能性を考えてみましょう。

整理整頓が苦手である

デスクの周りから、その日のスケジュール、パソコンのフォルダ…これらをきちんと整理整頓できていますか?物事を整理するのが苦手な人ほど、ミスが増える傾向にあります。

  • 大切な書類を失くしてしまう
  • 期限が迫っているのを忘れてしまう
  • フォルダがごちゃごちゃしていて必要なデータが見つからない

…こんなミスを繰り返しているようなら要注意です。

資料やデータは分類し、スケジュールは発生したら即カレンダーなどに書き込む…何事もその都度小まめに整理しておけば、些細なミスを防げます。

デスクやパソコン、スケジュール帳を見て、自分がちゃんと整理整頓ができているかを確認してみましょう。デスクの引き出しの中や、鞄の中がごちゃごちゃしている人もミスの兆しがありますよ。

「スピード重視」をはき違えている

「スピード重視でお願い」と言われたら、どのようにして仕事を進めようと考えますか?もし確認作業を省こうとしているなら、それは間違いです。

確認を省いてちょっとの時間短縮をするよりも、逆にちょっとの時間をかけて確認作業を挟んだ方がはるかに効率的です。

小まめな確認作業があると、自分がどこまで進めたのか、どんなミスをしているのかがその都度把握できます。もし序盤でミスに気付かないまま仕事を最後までやり終えると、後からほぼ全ての工程をやり直す羽目になってしまうのです。

つまり雑な作業よりも丁寧な作業の方が、スピードを重視したやり方になるということ。ミスの多い人は、効率の良さをはき違えていないか振り返ってみてくださいね。

もう同じミスを繰り返さない!ミスを減らす対策方法

成功と失敗イメージをイラスト化した画像
仕事のミスを減らしていくなら、何かしらの対策が必要です。何の対策もなくては、すぐにミスを繰り返してしまいます。

ミスを減らしたいと考えている人は、次のことを実践してみましょう。

5W1Hで仕事を理解してみる

取りかかろうとしている仕事について、どのくらい理解していますか?仕事への理解度が高ければ高いほど、人はミスが減っていきます。

まずは理解度を深めるために、仕事を5W1Hで把握していきましょう。

  • Whe(いつ)…仕事の発生時や期限など
  • Where(どこで)…行う場所、納品場所など
  • Who(誰が)…指示した人やクライアント、一緒に行う人など
  • What(何を)…何をする仕事なのか
  • Why(何故)…何のための仕事なのか、どんな意味を持った仕事なのか
  • How(どのように)…仕事を進める手順やポイントなど

以上のポイントを踏まえながら、仕事について把握してみてください。

こんなに詳しく知る必要がある?と思うかもしれませんが、仕事について深く理解していると、何をすべきで何をせざるべきかが分かります。

また、5W1Hを理解しようとしている内に、人からの指示内容を細かなところまで意識できるようにもなりますよ。

どんな作業にも確認を怠らない

とにかく確認をすること。これがミスを防ぐ確実な方法です。見直すだけですから手間も技術も要りませんよね。

確認は1回だけでとどめるのがポイントです。何回も確認してしまうと、確認作業に緊張感が持てず、ミスを見逃してしまうことがあります。

どんなに些細な作業だったとしても、終了する前に必ず1回見直しをしましょう。確認中は声に出したり指でさしたりするのがおすすめです。

できないことは断る勇気を持つ

難しいことや自分には出来ないことを、頼まれたからと言って無理に引き受けていませんか?自分とレベルの違うことをしようとしても、当然ミスが出てしまいます。

頼みごとを断るのは気が引けるかもしれませんが、できないことは「できません」と言える勇気を持ちましょう。ミスをすることが分かりきっているのなら、それを引き受ける方が失礼です。

「私には難しいです」と言えば、相手もあなたがミスをする可能性について考慮してくれます。作業のレベルを下げる、手順を丁寧に教えるなど…何かしらの策は練ってくれるはずです。少なくとも、あなたがミスをする可能性は減るわけです。

もし「できない」と相談したのに無理強いされてあなたがミスをしたときには、あなただけではなく相手にも責任が問われます。ミスの全責任があなたに降りかかることはなくなります。

とにかく、自分にできないことは一度キッパリお断りしましょう。

素直になって誰かに相談する

ミスをしそうだと思うときや、自分の実力に不安があるとき、わからないことがあるときなどは、素直に誰かに相談しましょう。

  • わからないことや疑問点
  • できるか不安なこと、不安に思う理由
  • 一緒に確認してほしいこと

素直な報告・連絡・相談ができれば、ミスをしそうなとき誰かに指摘してもらえます。

無理をして一人で頑張っても、ミスの可能性を上げるだけです。助けが必要なときに素直に誰かを頼ることは、決して悪いことではありませんよ。

分かりやすさを意識してメモを取る

メモをした方がミスは明らかに減ります。…とは言っても、やみくもにメモするのも考え物です。

大切なことをメモをするときは、自分が後から見返しても内容が分かるように意識してみましょう。

  • 日付や時間帯
  • 〆切や期限
  • 何のためのメモか
  • どのくらい重要か

…など、要点を整理しながらメモを取ると後から見ても分かりやすいですよ。

電話中など、急いで走り書きをしたメモは、内容を覚えている内に分かりやすく清書しておきたいですね。

ミスをやらかしてしまう人によくありがちなのが、過去のメモを自分でも読み取れず、再び同じ質問をしてしまうことです。これではメモの意味がありませんし、二度も同じ質問をして相手にも迷惑をかけてしまいます。

こんな事態に陥らないように、後から読んでも分かりやすい、いっそ第三者が見ても読めるようなメモを心がけていきましょう。

自分のミスを記録&分析する

同じミスを繰り返さないためには、一度やったミスについてしっかり向き合うことが大切です。

ミスをしてしまったときは、

  • どんな時に起きたミスか?
  • 何が原因で起きたのか?
  • どう行動すれば回避できたのか?

をしっかり記録してまとめましょう。自分のミスを記録して、客観的な目で分析することが、同じミスを防ぐコツです。

同じミスを繰り返さないようにさえすれば、自然とミスの回数は減っていきます。

ミスの記録は誰かに見せる必要はありません。犯してしまったミスを次回への教訓にするために、自分が一番分かりやすい方法で分析してみてくださいね。

ミスをしないためのマニュアルを作る

ミスをしないためにはどう動くべきだったか?…ミスをしたことのある人なら、誰もが一度は考えますよね。

  • 確認すべきだった
  • 資料を最後まで読むべきだった
  • ツールやソフトを使うべきだった

…など、いろんな解決策が思い浮かぶはずです。

「こうすればミスをしない」と思うアイデアを書き出して、自分専用のマニュアルを作るのも良い方法です。

手順の中に「確認作業」や「資料の読みこみ」など…ミスを防ぐのに必要な行動を組み込んでいきましょう。それをマニュアル化すれば、次回からはマニュアル通りに動くだけで以前のミスを防げますよ。

ミスを防ぐ方法が分からなければ、先輩や上司、同僚にアドバイスを貰うのも手です。貰ったアドバイスを自分のマニュアルに追加して、ミスを防ぐ手順を完成させましょう。

自分一人の責任じゃない!誰かを頼ることで減るミスもある

ミスをしやすい人には、責任感の強い人が多くいます。

  • 自分一人でやらなきゃ、と人を頼らない
  • 誰かからの頼まれごとを断れない
  • 犯したミスについて長く引きずる
  • すぐに自分のせいにして自分を責める

などなど…。責任感が強いのは長所ですが、それも度が過ぎるとミスの原因を多くつくってしまうのです。

頼んだ人と頼まれる人、一緒にやる人…どんな仕事にだって複数の人が関わっています。

同じ仕事にかかわる人なら、どんな人にでも相談する権利はあります。分からないことを聞いたり一緒に確認してもらったり…誰かを頼ることは全然悪いことではありません。

仮にミスを犯したとしても、必要以上に落ち込む必要はありません。もしかしたらあなたに頼んだ人が説明不足だったのかもしれませんし、あなたに必要な資料を渡していなかった人がいたのかもしれません。

仕事をする上での責任を一人で背負いこまず、「誰かと一緒にやってるんだ」という意識を持つようにすると、ミスの原因もちょっとずつ減っていきますよ。

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