時は金以上なり！時間の使い方が上手な人がやっている11のこと

あなたは毎日「時間がない！」と焦ってバタバタしていませんか？

何もかも全力で頑張っているのに、なぜか締切に間に合わず、「なぜなんだろう？」と悩んではいませんか？

持ち物の数や貯金の額は人それぞれですが、時間だけは誰にでも平等です。誰もが1日24時間しか持っていませんが、その中で時間を上手に使って仕事もプライベートも軽やかに楽しんでいる人もいますよね。

彼らの行動や思考の習慣は、我々にとって最高のお手本です。

時間の使い方が上手な人は、私たちといったいどこが違うのでしょうか？今回は「時間の使い方が上手な人が実践しているコツ」についてご紹介します。

真似したい！時間の使い方が上手な人が実践していること

時間を上手に使えるようになれば、仕事に割いている時間を少なくすることができます。そうすればプライベートの時間も確保でき、やりたいことにもっと積極的になれそうです。

時間の使い方は、決して「生まれ持った才能」ではありません。それは行動や思考の習慣によって現れる結果なのです。

そのために、時間の使い方が上手な人たちの真似をしてみましょう。彼らはどんなことをしているのでしょうか？

1．現実的な計画を立てる

時間の使い方が上手な人たちは、無理なスケジュールを組みません。

我々はつい、仕事を最短時間で見積もってしまいがちです。急げば30分で終わる仕事がある場合、つい「ここの30分を使おう」と手帳に書き込んでしまいます。

他の仕事が割り込んできたり集中力が途切れてしまったりして、30分で終わると思った仕事が60分、90分と、どんどんズレ込んでしまった経験は誰にでもあるでしょう。

最短30分で終わる仕事には、60〜90分ほど確保しておくことがポイント。

余裕を持ったスケジュールを組むことで、手帳の上の計画が現実的になり、「間に合わない」というストレスを回避できるのです。

スケジュールを組む段階で、

• 他の仕事の割り込み
• 電話や来客
• 集中力
• 体調
• 移動時間

といったあらゆる要素を考え合わせ、「ちょっとやりすぎかな」と思うくらいに余裕を持った計画づくりを意識してみましょう。

2．予定は1箇所にまとめる

細々とした作業やアポイントが積み重なってくると、混乱から焦りが生じてしまうことがあります。

そんなときに予定を書いたメモがあちこちに散らばっていたら、余計パニックになってしまうでしょう。

手帳やスマホアプリなど、具体的な方法は人それぞれですが、あちこちに分散せずに一元管理することがポイントです。

予定が入ったら、必ずそこへ書き込みます。「あとで」は禁物です。なぜなら「あとで」と思って放置したまま忘れてしまう恐れがあるからです。

アポイントがダブってしまったり重要なタスクが抜けてしまったりしないよう、スケジュールは必ず1箇所に集約し、それを書き込むツールはいつでも持ち歩くようにしましょう。

3．完璧主義な気持ちは捨てる

「この仕事を完璧に仕上げたい」という気持ちと「予定通りにスケジュールをこなしたい」という気持ちがぶつかったときは、スケジュールを優先するようにしましょう。

また自分の中だけでいくら完璧を期したとしても、相手の期待どおりに仕上がっているかどうかは分かりません。

頑張ってパーフェクトに仕上げて提出したのに「思った出来と違う」と突き返されることだってありますよね。

その時点で期日ギリギリだったり期日遅れになっていた場合、自分としては「こんなに頑張ったのに」と悔しい気持ちになりますし、相手としては「こんなに遅く提出してきて、この程度の出来なのか」と不満に思うことでしょう。

これではどちらにとっても良いことがありません。

それならば60〜70％の出来でも少し早めに提出し、修正依頼に余裕を持って対応するという方が、よほど双方にとって幸せです。

完璧主義の人はとくに意識してください。「60〜70％を目指せばOK」と自分に唱えてみましょう。

最初はしっくり来なくても、しばらく続けるうちに仕事がうまく回りだすのを実感できるはずです。

4．テンプレート化できるものは全部する

メールの文末につける署名、あなたはテンプレート化していますか？

自分の氏名だけならまだしも、会社名や連絡先などを毎回いちいち手入力するのは、時間がもったいないですし、間違うリスクも高くなります。

もしあなたが署名をテンプレート化しているなら、「仕事を効率化していてエライ」と自分を褒めてあげてください。

時間の使い方が上手な人たちは、「何度も同じ作業をするであろう物事」に関しては何でもテンプレート化しようと工夫します。

• メールの挨拶部分
• 頻繁に送る内容
• 社内外に送る文書の文面
• 自己紹介の内容や言葉
• セールスポイントの説明文
• 日程調整の連絡文

など、繰り返し送るものについてはテンプレートを作っておきましょう。

5．「朝」は大事な仕事をする

時間の使い方が上手な人は、1日の始まりをダラダラとメールチェックに費やしません。

朝は頭が一番元気でスッキリしている時間帯です。この時間帯に発想力や理解力を必要とする大事な仕事を終わらせてしまえば、午後がぐんと楽になります。

また午後〜夕方にかけては頭も身体も疲れてきます。その状態で大事な仕事に取り組むよりも、朝の元気なときに取り組んだ方が良い結果を出せるでしょう。

脳のリソースを効率的に使うために、「大事な仕事」や「今日やらなくてはいけない仕事」は朝一番に終わらせてしまうことを意識しましょう！

6．仕事の棚卸しをして、タスクを洗い出す

長距離走を走るときは、最初にゴールを知っておきたいですよね。

何km走ればゴールなのか、全体像を把握しないまま闇雲に走り続けるのはとてもしんどいですし、ペース配分もしようがありません。

まずは15分だけ時間を確保して、今どのくらいの仕事を抱えているのか、手持ちの仕事の棚卸しをしましょう。

たとえば、

• A社用にプレゼン資料作成
• B社の進捗について報告書作成
• 新商品のアイデア提出
• 社内報の持ち回り原稿執筆
• 経費の精算

といった具合に全ての作業を書き出して、仕事の全体像を把握しましょう。

そこからさらに1つ1つの仕事について細かいタスクに切り分けます。たとえば「A社用にプレゼン資料作成」という仕事については、付随する次のようなタスクが考えられます。

1. 市場リサーチ
2. 競合他社の現状リサーチ
3. 自社商品のアピールポイントを書き出す
4. その中からA社向けのポイントをピックアップ
5. プレゼンの構成を作る
6. 構成を紙に書き起こす
7. PowerPointに落とし込む　……

全ての仕事について、こうした細かいタスクまで洗い出しをしてみましょう。

ここまでして初めて具体的なゴールが見えてきます。そうすれば、仕事のペース配分も可能になるのです。

7．周囲の人やプロにも頼る

仕事とタスクの棚卸しをした結果「これはどうやっても時間内に終わらせることができなさそうだ」と呆然としてしまうこともあるでしょう。

そんなときにはぜひ、こう考えてみてください。

と。

自分がやらなくてもいい仕事は、探せば意外と見つかるものです。それを誰かに任せることができないか検討してみましょう。

まじめな人ほど、同僚や上司にお願いするのは気が引けると感じるかもしれません。でも本来、自分以外にもできる仕事は他人にお任せしても良いのです。

職場環境にもよりますが、一度「自分でやらなきゃいけない」という固定観念を手放してみることで、仕事全体がうまく回転しだすこともあります。

また時間をお金で買うのも賢い手段です。

時短に繋がる家電や家事代行サービスなどを可能な範囲で活用しましょう。

8．時間を無駄にしたくないときは、行動ログをつけてみる

なんとなく効率が上がらない。自分でも何をしているのかよく分からない空白の時間が多い気がする……。

そんなときには、行動ログをつけてみましょう。

行動ログとは、自分の行動を15分〜30分単位で記録に残してみる作業のことです。

ちょっと面倒に思えるかもしれませんが、この作業をすることで得られるメリットは大きなものだけでも2つあります。

1つは自分の行動を客観的に把握できること。

「何をしているかよく分からない時間」とは言えど、自分をよくよく観察してみれば何かしらの行動をしているはずです。ついネットサーフィンをしてしまっているのかもしれませんし、ぼんやりと考え事をしているのかもしれません。

そんなときは、行動ログの該当時刻に「ネットサーフィン」「◯◯についてぼんやり考える」等とそのまま記録します。

1日の終わりに行動ログを見返してみて「ここは無駄かも」と思える時間が多いほど、今後の意識次第で増やせる時間も多いということ。

そしてメリットの2つ目は、今しようとしていることに対して自覚的になれること。

仕事中についダラダラとスマホを見てしまいそうになっても「この行動を記録しなくてはいけない」と思えば、「よし、スマホを見る代わりにあの仕事を進めよう」と思えるかもしれません。

9．スマホを手の届かない場所に置く

仕事に集中したいときにはスマホを手の届かない場所に置いておくのが効果的です。

ソーシャルゲームやSNSチェックは「ちょっとだけ」というつもりで始めても、つい長時間夢中になってしまうもの。5分くらいのつもりだったのに、気がついたら1〜2時間経ってしまっていた……なんて経験、あなたにもありませんか？

手元の仕事に集中したいときには、スマホを手の届かない場所に置きましょう。それでも覗いてしまうときは、思い切って電源をオフにすればOK。

またSNSチェックはタイミングと使用時間を決めて守るというのも効果的です。

「行き帰りの電車でチェックする」「朝起きたときと夕食後に30分ずつチェックする」などマイルールを決めておくと、ダラダラスマホを防げます。

10．先送りしない

時間の使い方が上手な人ほど、「やろう」と思ったことをすぐ実行します。

たとえば新しい仕事のやり方に関する記事を読んで、「これを実践してみようかな」と思い立ったとき、「いつかやろう」ではなく「今からやってみよう」と実行に移すのです。

人は、やりたい、やろう、と感じた瞬間が一番勢いがあります。たとえて言えば走り幅跳びをする直前の助走を終えて、今まさに跳ぼうとしている瞬間のような状態です。

今ジャンプすれば楽に遠くまで跳べますが、「また後で」と立ち止まってしまえば、あとで跳ぶためにはもう一度助走しなくてはいけません。

後になればなるほど最初の興奮は冷め、だんだんと面倒になってきます。

この時間と気力のロスを防ぐには、やろうと思った瞬間にアクションを起こすのが一番良いのです。

11．休憩時間を確保する

人間が集中できる時間には、限界があります。時間の使い方が上手な人はこの現実をきちんと認識していて、一定時間ごとに休憩をとることを徹底しているケースが多いものです。

人間は、どれだけ頑張りたくても、2時間も3時間も集中力をキープすることはできないのです。

でも適切な休息をとれば、疲れをある程度リセットしてまた集中力の高い状態から作業をリスタートすることができます。

疲れて集中力が落ちてくれば、作業効率も下がります。休憩時間をきちんと確保した方が、結果的に仕事が効率良く進むのです。

キッチンタイマーを活用するのもおすすめです。

スマホのタイマーアプリを活用するのも悪くはないのですが、タイマーを止めた後ついゲームやSNSを見てしまうということであれば、やはりキッチンタイマーを利用しましょう。

15〜30分ごとに5分の休憩をとる「ポモドーロ・テクニック」も集中力の維持には効果的ですよ。

まとめ：1か月続ければ無理のない習慣に。時間美人を目指そう！

人が新しい習慣を身につけるには、2〜4週間繰り返す必要があります。それまではなかなかうまくいかずイライラすることもあるかもしれません。

でも繰り返しトライしていくうちにだんだんと調子が上がっていき、時間にも少しずつ余裕が生まれてくるでしょう。

大切な「時間」という資源、自分のために上手に活用していきましょう！